Bezpieczeństwo i aktualność danych - cz. 1

Dziś pragnę przybliżyć wszystkim naszym czytelnikom, a przede wszystkim użytkownikom programów Madar, kilka wskazówek pozwalających na dodatkowe zabezpieczenie danych poprzez prawidłowe wykonywanie kopii zapasowych oraz aktualizacje programów.


Myśląc o zabezpieczaniu swoich danych trzeba mieć na uwadze, że zazwyczaj awarie są skutkiem zbiegu kilku czynników, na które pojedynczo jesteśmy przygotowani - ale razem powodują serię zdarzeń, która może doprowadzić do pojawienia się problemów. Oprócz zdarzeń "naturalnych" jak pożar, zalanie czy zmarznięcie - wpływ na zaburzenie prawidłowego działania systemów informatycznych mają awarie zasilanie, klimatyzacji, serwera, komputera osobistego czy nośników danych.

W najgorszym scenariuszu dochodzi do utraty danych - powodując ogromne koszty związane z koniecznością:

1. Odtworzenia danych.
   
2. Przestoju firmy.
   

Dodatkowo jeśli uszkodzeniu uległy dane klientów - wiąże się to z utratą ich zaufania.

UWAGA! Programy Madar dają możliwość prostego tworzenia kopii zapasowych danych.

Archiwizacja to podstawa!

Regularnie i z odpowiednią częstotliwością wykonywana archiwizacja (tworzenie kopii zapasowej) pozwala na znaczne zaoszczędzenie czasu, pracy i nerwów w przypadku wystąpienia awarii (np sprzętu komputerowego) i utraty danych. Madar zaleca wykonywanie kopii zapasowej danych przynajmniej raz w tygodniu (np. w piątek pod koniec dnia pracy). Wykonanie kopii zapasowej (archiwizacji) nie jest czasochłonne i wystarczą do tego procesu trzy kliknięcia. Aby wykonać archiwizację danych w programach Madar należy:

• wybrać opcję administracja - narzędzia - archiwizacja - w programach Madar7, KPR Madar 4.0
• wybrać opcję administracja - operacje - archiwizacja - w programach Magazyn Madar 4.0, Kancelaria 4.0, Personel Madar 4.0
• wykonać kopię folderu, w którym zainstalowany jest program - w przypadku programu Invoicer

Po wybraniu w programie opcji archiwizacja program wyświetli okienko z wyborem lokalizacji, w której kopia zapasowa ma zostać zapisana. Okienko to zostało przedstawione na ilustracji poniżej.

Należy wybrać jedną z możliwych lokalizacji:

• A: stacja dyskietek - to wykonanie kopii zapasowej na dyskietce 3,5", z racji przestarzałej technologii, nietrwałości i niewielkiej pojemności aktualnie niezalecane.
• C: dysk twardy - spakowanie archiwum i zapisanie na dysku C, po takim zapisie należy koniecznie archiwum przenieść na nośnik zewnętrzny lub dysk wirtualny (internetowy), gdyż nawet regularna archiwizacja na nic się zda, w przypadku awarii sprzętowej gdy przechowujemy kopie zapasowe na tym samym nośniku na którym pracujemy.
  
• D: D:\ - zapis kopii zapasowej na dysku D, należy zwrócić uwagę na te same okoliczności co ww. przy dysku C
• M: katalog MODEM - archiwizacja wykonywana jest w folderze 'modem', w katalogu z programem. Można po jej wykonaniu skopiować plik na nośnik zewnętrzny
• O Moje dokumenty - kopia zapasowa tworzy się w folderze Moje Dokumenty, zalecenia jak przy innych dyskach twardych
• E E-mail - pozwala wysłać archiwizację na adres e-mail, w tym celu musi być skonfigurowany na komputerze domyślny program pocztowy
• H HTTP:// - archiwizacja jest tworzona i przesyłana protokołem http, aby to było możliwe należy dokonać konfiguracji w opcji administracja - konfiguracja - ścieżki

Ważna uwaga! - każdą kopię zapasową powinno się wykonywać na innym nośniku niż komputer, na którym pracujemy gdyż w przypadku jego awarii utracimy również kopie zapasowe, z których można odtworzyć dane! Dodatkowo wszelkie nośniki na których znajdują się archiwizacje powinny być składowane w bezpiecznym miejscu bez dostępu osób postronnych. UWAGA! Jeśli zaszłaby potrzeba wykonania kopii zapasowej a z jakiś powodów nie można by tego zrobić poprzez program Madar, należy wówczas skopiować cały folder, w którym zainstalowany jest program.

Regularna archiwizacja to klucz do bezpieczeństwa danych. W przyszłym tygodniu opiszę w jaki sposób dbać o aktualność oprogramowania i danych w tym w jaki sposób wykonywać bezpiecznie aktualizacje oprogramowania.