Porządek w papierach - ależ to proste!?

Korespondencja, zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej stanowi podstawową formę komunikacyjną zarówno wewnątrz jak i na zewnątrz firmy.
Począwszy od zawiązania przedsiębiorstwa (umowa, statut, uchwały) poprzez sprawy organizacyjne (regulaminy, umowy partnerskie z innymi podmiotami) aż po działalność operacyjną (dokumentacja transakcji handlowych, dokumentacja pracownicza) wszystko ma formę dokumentu.

Czy łatwo jest "zaprowadzić porządek" - szczególnie w mniejszych firmach, gdzie nie ma wyodrębnionego działu sekretariatu? Za pomocą programu Kancelaria - łatwiej.

Dokumenty pod lupą

Niezależnie od charakteru i przeznaczenia, mimo olbrzymiej różnorodności, wszystkie dokumenty, poza częścią merytoryczną, posiadają szereg wspólnych cech, które umożliwiają uogólnione zajmowanie się dokumentami.
Po pierwsze mają formę papierową lub zbliżona do papierowej (dają się w prosty sposób przenieść na papier – wydrukować) o formacie pozwalającym na przechowywanie w segregatorach.
Po drugie zawierają informacje w formie bezpośrednio czytelnej dla człowieka, czyli teksty. Informacja ta jest umieszczona na dokumencie w formie znaków (niezależnie czy są one wyświetlane na monitorze, czy naniesionym atramentem na papier) czytelnych dla człowieka.

Czy wszystkie dokumenty są ewidencjonowane

Przyjęło się za dokument uważać faktury, umowy czy zamówienia. Tymczasem analizując je pod kątem zagadnienia, którego dotyczą – okazuje się, że są ich dziesiątki, jeśli nawet nie setki. Te, które podlegają osobnym przepisom podatkowym, pracy czy .. są skrupulatnie ewidencjonowane. Inne natomiast często w tych ewidencjach są pomijane. Szczególnie w firmach MSP, gdzie nie ma wyodrębnionego działu sekretariatu, dokumenty w najlepszym razie są gromadzone w odpowiednich segregatorach, bez żadnej ewidencji.
Czy to jest źle? W pierwszej fazie rozwoju firmy, gdy właściciel o wszystkim decyduje i ma pełny wpływ na sposób działania firmy – z pewnością porządkowane dokumentów poprzez gromadzenie ich w znanych miejscach wystarczy. Problem może pojawić się wraz ze wzrostem czasu działania organizacji. Z biegiem lat wzrasta ilość ważnych dokumentów, a równocześnie wiele z nich dezaktualizuje się. Innym powodem konieczności zaprowadzenia porządku jest rozwój przedsiębiorstwa. Jeżeli wzrasta ilość i rotacja pracowników, zwiększa się obszar działania firmy, rosną kompetencje i zadania poszczególnych działów to w naturalny sposób konieczne jest również sformalizowanie i uporządkowanie tego, co do tej pory „tkwiło w głowie”właściciela. Analiza umowy z dostawcą usług telefonicznych dotyczącej jednego czy dwóch numerów nie stanowi dla nikogo problemu, ale sprawne zarządzanie 15 numerami, wymianami telefonów, wyborami właściwej taryfy? Podobnie, jak maszyny, samochody, urządzenia.

Co to znaczy porządek w dokumentach

Kolejnym zagadnieniem jest ewidencja tworzonej dokumentacji – ofert, umów, regulaminów, pism do urzędu – czyli pierwowzorów papierowych wersji, które zostają publikowane, są podstawą do sporządzania raportów czy wysyłane innym kontrahentom.

Dyski osobistych komputerów

Popularnym rozwiązaniem jest zapisywanie tworzonych pism i opracowań na dyskach lokalnych komputerów. Wydaje się naturalne, że na komputerze głównej księgowej można znaleźć formuły do tworzenia księgowań, na laptopach kierowników – wzór sprawozdania, jakie składają co miesiąc. Nie trzeba mówić, jak poważnym i trudnym zadaniem jest nadzór nad archiwizowaniem tak rozproszonych danych oraz jak poważne konsekwencje może spowodować kradzież, popsucie czy zwykła wymiana takiego komputera. Ponadto utrudnione jest korzystanie z plików składowanych na osobistym komputerze przez innych pracowników.

A może serwery plików?

W firmach można spotkać również politykę wydzielania na serwerach katalogów dla poszczególnych pracowników, bądź dla działów, w których zapisywane są tworzone dokumenty. Rozwiązuje się wtedy problem przeprowadzania regularnej archiwizacji, dostępu do danych oraz wymiany komputerów. W naszym przedsiębiorstwie od dawna ten system funkcjonuje. Sprawdza się w przypadku jednorodnych i ograniczonych czasowo zagadnień, tzn. takich nad których rozwiązaniem pracuje się kilka miesięcy.

Pułapki stosowania edytorów

Wiedza, plany zapisywane w dokumentach w postaci plików znanych edytorów tekstu, takich jak Open Office czy Microsoft Word nie przyspieszają działań i dostępu do informacji w firmie:

1. nie da się szybko przejrzeć, bez otwarcia edytora, czy tego pliku szukamy,
2. nazwy katalogów, w których gromadzone są pliki, są niejednorodne i potrzebna jest wiedza o ich strukturze i przeznaczeniu,
3. stosowane nazwy często są niejednoznaczne, banalnym przykładem jest nazywanie oferty do klienta – niektórzy rozpoczną od rodzaju pismu, niektórzy od kontrahenta (Oferta MADAR.swx lub Madar Oferta.swx),
4. uciążliwe jest przeszukiwanie.

Sprawne współdziałanie firmy wymaga opracowania zasad, przestrzegania ich przez wszystkich pracowników oraz ciągłej kontroli i pielęgnacji.
Ponadto jeżeli dokument jest łatwo modyfikowalny, nie ma gwarancji, że nie został zmieniony od czasu jego stworzenia. Do dzisiaj mamy katalogi, do których istnienia przyzwyczailiśmy się – a dotyczą, jak się okazało, rozwiązań problemów z 1998 roku.

Ewidencja w "excel-u"?

Czasem słyszy się opinie, że do prowadzenia sekretariatu wystarczający jest ... "excel". Właściwie czemu nie? Może dlatego, że nie wyobrażam sobie, żeby możliwe było:

1. dołączanie treści pism - takie klik i widzę pdf
2. przekazywanie / potwierdzenia odbioru z równoczesna kontrolą dostępu (czyli nie moje - nie widzę)
3. łatwość obsługi - wchodzę, widzę listę, zatwierdzam, oddaję ... i już.

System kancelaryjny – ale po co?

Istnienie w firmie systemu kancelaryjnego, który umożliwi rejestrację i przechowywanie tworzonej oraz otrzymywanej dokumentacji, wraz z zapisywaniem treści pism pozwala na wyeliminowanie czasu wyszukiwania oraz daje całościowy oraz działalności poprzez:

1. dodatkowy opis, słowa kluczowe, rejestracja kontrahentów ułatwiają wyszukiwania, bez konieczności otwierania załączników,
2. dołączenie pisma w postaci pliku pozwala na dostęp do treści bez konieczności wyszukiwania dokumentu na dysku czy w archiwum,
3. w systemie może być zawarta informacja o miejscu przechowywania (teczce) (np. dzięki przypisaniu JRWA),
   
4. do każdego pisma mogą być ustalone zasady i kontrola dostępu,
5. zarejestrowane w ten sposób dokumenty można przeglądać i analizować równocześnie według wybranych atrybutów: kontrahenta, daty, sprawy słowa kluczowego, teczki czy osoby prowadzącej,
6. dokumenty mogą być rejestrowane raz i przekazywane elektronicznie do pozostałych działów.

Przeczytaj Instrukcję do programu Kancelaria.