piątek, 30 marca 2012

Co rejestrować w elektronicznym dzienniku korespondencji ?

Rejestrując pisma przychodzące, wychodzące czy dokumenty dostępne są pola opisujące daną pozycję, a także szereg narzędzi ułatwiających wyszukiwanie i grupowanie.

Wkrótce otwarcie: darmowego portalu do prowadzenia sekretariatu online docum.pl.


Nr pisma w dzienniku

Zapewnia ciągłość, spójność i kompletność.

Poprzez nadawanie kolejnych numerów dokumentom tego samego rodzaju można sporządzić rejestr, w którym brak dokumentu sygnalizowany będzie poprzez przeskok w numeracji.
W systemach nie wykorzystujących ewidencji komputerowych – numer dokumentu miał istotne znaczenie. Numer (przedrostek do numeru) może służyć do odróżnia pomiędzy sobą poszczególnych spraw, oddziałów, osób, odzwierciedlać miesiąc i rok.
W systemach komputerowych mogę być wprowadzane są dodatkowe atrybuty, dlatego numer ma coraz częściej umożliwić jedynie identyfikację pisma. Musi więc zostać zapewniona jego unikalność (niepowtarzalność) w skali całego przedsiębiorstwa.

Ułatwia wyszukiwanie

Unikalny numer naniesiony na korespondencje z pewnością ułatwia wyszukiwanie pism w archiwum, jak i w ewidencji.
CZY WIESZ, ŻE ...
- możliwe jest zastosowanie kodów paskowych
 

Wyobraźmy sobie, że firma otrzymuje dużą ilość dokumentów (faktur, blankietów), które są rejestrowane najpierw w sekretariacie, w odpowiednim dzienniku, a następnie 'przechodzą' (np. ich scany) do systemów księgowych. Oryginały natomiast pozostają w sekretariacie. Problem może pojawić się w momencie konieczności wyszukania takiego oryginału dokumentu.
Jeżeli każdy dokument będzie miał naniesiony kod (np. paskowy), i ten kod będzie umieszczony również na scanie oraz w każdym używanym innym systemie w firmie – to znalezienie takiego dokumentu nie będzie sprawiało trudności.
Przykładowy schemat postępowania:

  1. Podczas tworzenia dokumentu umieszcza się ciąg informacji zamienianej na kod kreskowy (blankiety przelewów bankowych, kupony).
  2. Podczas rejestrowania otrzymanego dokumentu nakleja się wydrukowaną etykietę z kodem kreskowym (na przykład wykorzystując etykiety samoprzylepne i drukarki etykiet (drukarki kodów kreskowych).
  3. Następnie kod ten (ręcznie, czytnikiem kodów bądź przy okazji stosowania oprogramowania OCR) wprowadza się do bazy.
Uwaga - Kody kreskowe mogą służyć także do archiwizacji. W zależności od organizacji danego archiwum, mogą się znajdować na teczkach zbiorczych lub na pojedynczych dokumentach.

Strony

Oznaczają firmy i osoby:
  • nadawca / odbiorca (adresat) – w zależności od rodzaju pisma (wychodzące czy przychodzące) w programie rejestruje się "tę drugą stronę".
    Wybór z listy kontrahentów / kontaktów pozwala na uzyskanie zestawienia wszystkich dokumentów w systemie dotyczących danego kontrahenta.
  • osoba tworząca korespondencję / przyjmująca – w tym przypadku możliwe jest utworzenie rejestrów spraw dla danego pracownika, a także ograniczenie dostępu do korespondencji i spraw dla tych, którzy nie są przez nich tworzone, bądź nie należą do zdefiniowanej grupy.
CZY WIESZ, ŻE ...
pisma dzielą się na:
  1. Wewnętrzne - w pismach tych nadawca i adresat pochodzą z tej samej jednostki organizacyjnej (np.: notatki służbowe, protokoły),
  2. Zewnętrzne - nadawca i adresat są z różnych jednostek organizacyjnych, pisma te można podzielić na pisma zewnętrzne (przychodzące) - w pismach tych nadawcą jest inna jednostka organizacyjna (zewnętrzna), zaś adresatem nasza firma, oraz pisma zewnętrzne (wychodzące) - nadawcą jest nasza firma, a pismo jest adresowane do innej jednostki organizacyjnej.

Opis

Wprowadzenie dodatkowego opisu powoduje łatwość wyszukiwania bez konieczności otwierania załączników.
Wiadome jest, że w systemach wspomagających rejestrację można dołączać dokumenty źródłowe, skany otrzymanych pism czy obrazy. Ich przeglądanie związane jest z uruchamianiem odpowiedniego programu, co zwiększa czas potrzebny na dotarcie do właściwego dokumentu.
Wprowadzając dodatkowe opisy tekstowe sprawy, na przykład jakiej to dotyczy, opisu treści dołączonego dokumentu uzyskamy możliwość szybszej analizy i wyszukiwania informacji.

Słowa kluczowe

Technika zaczerpnięta pierwotnie z artykułów naukowych, a ostatnio wykorzystywana w internecie. Słowa kluczowe definiują zawartość w sposób maksymalnie syntetyczny, co ułatwia klasyfikację treści oraz umożliwia dotarcie do niej wyszukiwarkom i czytelnikom.
Stosowanie słów kluczowych przy rejestracji dokumentów może z jednej strony przyspieszyć wyszukiwanie, z drugiej umożliwić jej grupowanie.

Grupowanie według tekstu opisu / słów kluczowych

Istnieją metody pozwalające na grupowanie, czyli automatyczne tworzenie grup, na podstawie tekstów: opisu, słów kluczowych, nazw. W grupowaniu nie są znane grupy, do których dany dokument ma być zaliczony, natomiast w jej wyniku można natomiast odkryć wzajemne zależności. Oczywiści ta technika będzie przydatna w dużych bazach danych.

Daty pisma / przyjęcia

  • data wpływu - pozwala na uzyskanie chronologii (rejestr według daty wpływu),
  • data pisma - dodatkowa informacja, identyfikująca dane pismo.
  • termin realizacji - pozwala na uzyskanie chronologii spraw do załatwienia, kontrolę pism niezałatwionych, a także wykorzystanie narzędzia przypominania.

CZY WIESZ, ŻE ... warto określić termin realizacji dla typowych spraw (reklamacja, błąd).
Mimo podziału, łatwego w ocenie dla człowieka, na pisma terminowe i zwykłe, w przypadku programu konieczne jest wprowadzenie terminu realizacji dla każdego pisma wymagającego działania przedsiębiorstwa.

  1. Pisma zwykłe - które załatwiane są w zwyczajowo lub przepisowo ustalonych terminach – konieczne jest zdefiniowanie i ewidencja terminu realizacji,
  2. Pisma pilne i bardzo pilne - są przesyłane i załatwiane zawsze w pierwszej kolejności – do wprowadzenia znacznik i / lub krótki termin realizacji,
  3. Pisma terminowe - w których wskazano konkretny termin załatwienia sprawy. Te jako pierwsze będą miały wprowadzony termin realizacji.

Treść

Do korespondencji można dołączyć dodatkowe informacje:
  • rodzaj - na przykład oferta, zamówienie, faktura, uzgodnienie warunków zamówienia. W programie można wykorzystać do tego celu również dodatkową bazę: wykaz akt lub tematy.
  • załącznik - dołączanie treści w postaci załącznika w wersji elektronicznej. Dla pism papierowych - w postaci skanu dokumentu.
  • informacja o miejscu przechowywania (teczce).

Dekretacja - adresat w firmie

Często w firmie pisma są przekazywane do zrobienia do innej komórki, działów lub osób.

Podpisanie odbioru

W programie można zdefiniować wymóg konieczności podpisania odbioru, a w przypadkach osób nie pracujących na stałe przy komputerze (nie mających dostępu do poczty i spraw do nich przypisanych) – powiadomienie SMS, e-mail, komunikator – automatycznie przy dekretacji.

Zastrzeganie dokumentu

Nie wszystkie dokumenty czy pisma powinny być widoczne dla wszystkich pracowników. Ci, którzy posiadają ograniczenia praw czytania / modyfikacji dokumentów nie skierowanych do nich - po prostu mogą ich nie widzieć!
Dodatkowo w programie można zdefiniować grupy (odpowiadające działom, czy zadaniom), i udostępnić dane pisma tylko członkom grupy.

Brak komentarzy:

Prześlij komentarz