Kancelaria / docum.mobi - czyli zarządzanie korespondecją

Ostatnio pracujemy nad rozwojem programu - znanego do tej pory jako Sekretariat lub Kancelaria - w wersji przeglądarkowej. Zbierając doświadczenia z innych projektów w postaci portalu (http://invoicer.pl i http://madar.mobi) w zamierzeniu ma powstać portal, który umożliwiać będzie:

• rejestrację poczty / przesyłki / pisma
• adresowanie
• analizę, w zależności od rejestru, jednolitego wykazu akt, kontrahenta, daty itp.
  

Dotychczasową funkcjonalaność opisuje strona http://www.docum.mobi/.

Podstawowe rejestry

Do tej pory stosowaliśmy narzucony i sztuczny trochę podział na cztery różne rodzaje: pocztę przychodzącą, wychodzącą , faksy i korespondencję wewnętrzną. W nowej wersji zastąpi to lista rejestrów, a użytkownik sam zadecyduje o ich nazwie i przeznaczeniu.

Uprawnienia

Wersja bezpłatna, która jest planowana, nie będzie umożliwiała zakładanie większej ilości użytkowników. W przypadku korzystania z komercyjnego programu - możliwe jest dekretowanie korespondencji tzn. przypisanie jej do określonego operatora (pracownika), a nawet całej grupy, do której operator należy.
Wprowadzona też została możliwość "ukrycia" rejestrów, w zależności od przydzielonych uprawnień.

Treść pisma

Do każdej pozycji w poczcie można dołączyć plik z treścią dokumentu - tworzonego i wysyłanego kontrahentom, czy otrzymanego - w postaci skanu bądź innej wersji elektronicznej.
Tworzyć można również tym sposobem elektroniczne archiwa - zawartych umów, aneksów, decyzji urzędowych czy planów rozwoju.

Stan pisma

Wprowadzenie daty - terminu do jakiego dane pismo powinno zostać załatwione, w zakładce powoduje uaktywnienie opcji kontroli realizacji. Przykładowo może być to termin skierowania odpowiedzi do wysyłki. Brak załatwienia będzie sygnalizowany ikoną przedstawiającą lampkę oraz odpowiednim kolorem -- czerwonym dla pism przeterminowanych.

Dopóki nie wprowadzi się, że dane pismo zostało załatwione - korespondencja ma status "nie zakończone".

Pismo "nie wysłane" to takie, które ma wprowadzony termin wysłania, a nie jest zaznaczona wysyłka. Pisma nie wysłane maja kolor brązowy.