Jak "oswoić" JPK w małej firmie - obowiązek od 1 stycznia 2018

Jednolity Plik Kontrolny (ang. Standard Audit File-Tax – SAF-T) jest zbiorem danych, tworzonym z systemów informatycznych podmiotu gospodarczego poprzez bezpośredni eksport danych, zawierającym informacje o operacjach gospodarczych za dany okres, posiadającym ustandaryzowany układ i format (schemat XML) umożliwiający jego łatwe przetwarzanie.

Tyle można przeczytać na stronach Ministerstwa Finansów o tym, czym jest plik JPK.  Choć definicja ta dla laików może brzmieć niezrozumiale - należy pamiętać, że w praktyce - pliki te tworzone są i przekazywane przez systemy informatyczne. Stąd od strony użytkownika konieczne jest jedynie zapewnienie właściwej ewidencji dokumentów, a wysyłanie plików JPK nie jest bardziej skomplikowane od tworzenia i wysyłania elektronicznie deklaracji.

W związku z tym, że od 1 stycznia 2018 r. – również małe i średnie podmioty będą zobowiązane do comiesięcznego przekazywania pliku JPK_VAT (ewidencja zakupu i sprzedaży VAT) - warto zapoznać się z kilkoma podstawowymi zasadami.

Jakie dane są przesyłane

Na razie obowiązek przesyłania dotyczy plików JPK-VAT - czyli takich, które są tworzone na podstawie danych wprowadzanych na potrzeby ewidencji zakupu i sprzedaży VAT.

Konieczna ewidencja wszystkich dokumentów

Co do zasady - kwoty podatku wykazane w deklaracji VAT-7 oraz przesłane za pomocą pliku JPK-VAT mają być zgodne. Należy też pamiętać, że w pliku JPK są wykazywane numery, daty i kwoty poszczególnych dokumentów - tak jak w dotychczasowych rejestrach VAT. Wszystkie więc dokumenty, mające wpływ na podatek VAT, muszą być wprowadzone prawidłowo w systemie.

Nie jest możliwa ręczna korekta kwot - używana często chociażby przy takich transakcjach, jak Faktury RR rozliczane z datą zapłaty, czy potwierdzenia korekt VAT.

W programach MADAR istnieje opcja Integrator, która umożliwia wczytanie dokumentów z pliku JPK-VAT - dopisanie / modyfikację dokumentów i wygenerowanie nowego pliku JPK-VAT.

Czy trzeba ewidencjonować dokumenty w specjalny sposób

Nie ... wystarczają dane potrzebne do dotychczasowej ewidencji dla potrzeb VAT - kontrahent z numerem NIP, data dokumentu, kwota netto i VAT.
Czymś, co do tej pory nie było tak skrupulatnie kontrolowane - to numery NIP. Istnieją transakcje / dokumenty, które są wykazywane jako opodatkowane a dotyczą podmiotów bez numeru NIP.  Ministerstwo dopuszcza w takich przypadkach podanie w miejsce numeru słowa: "brak".

Co trzeba zrobić by móc wysłać plik JPK?

Należy wygenerować plik JPK-VAT i zapisać go w opcji JPK - a następnie wysłać - podobnie jak deklaracje elektroniczne.
Zasada tworzenia i wysyłki opisane zostały w poście Jednolity Plik Kontrolny JPK

1. Podpisywanie i wysyłka do urzędu może być wykonywana przez osobę uprawnioną, posiadającą podpis kwalifikowany.
2. Szyfrowanie i przygotowanie wysyłki - o czym sporo jest napisane na stronach Ministerstwa Finansów - odbywa się wewnątrz aplikacji, bez ingerencji użytkownika.
3. Potwierdzenie złożenia deklaracji jest przesyłane natychmiast po wysłaniu deklaracji, w programie sprawdza się też aktualny status przesyłki.
4. Możliwy jest wydruk UPO (Urzędowego Potwierdzenia Odbioru).

Do wysyłania plików JPK z programów MADAR nie są potrzebne żadne specjalne pogramy, jak również  zmiana systemu operacyjnego. Nawet Windows XP wystarczy do tej operacji.

Czy prowadząc Książkę Przychodów i Rozchodów można z programu wysyłać JPK-VAT?

Tak - sposób rozliczania podatku dochodowego nie ma znaczenia dla możliwości generowania plików JPK.
Jeśli jest się podatnikiem VAT dokumenty  pierwszej kolejności wprowadza się w rejestrach VAT, a stamtąd są automatycznie przenoszone (po ustawieniu przełącznika) do Książki.
JPK-VAT będzie więc generowane na podstawie rejestrów VAT, jak w innych przypadkach. Oczywiście do poprawnego działania tej funkcji potrzebna jest aktualna wersja programu (KPR  4.1470 i wyższe).

Zobacz:  KPR - Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów