czwartek, 18 lutego 2016

Udogodnienia w zarządzaniu wysyłkami poczty tradycyjnej

System Madar (moduł Kancelaria) daje możliwość prowadzenia rejestru poczty wychodzącej z firmy (listów, paczek czy przesyłek kurierskich). Mimo, że wychodząca poczta jest ewidencjonowana w firmie częstym problemem okazuje się ustalenie czy dany list został już fizycznie wysłany czy też jeszcze czeka w firmie na nadanie. Aby umożliwić udzielenie kontrahentowi natychmiastowej odpowiedzi na pytanie czy dana przesyłka została już wysłana oraz by ułatwić osobie odpowiedzialnej za dostarczenie przesyłek na pocztę ustalenie listy tych przesyłek, wprowadzono w module kancelaryjnym szereg udogodnień.

Oznaczanie pism do wysyłki i wysłanych

Każde wprowadzane do systemu pismo możne być w odpowiedni sposób oznaczane, tak by na każdym etapie było wiadomo czy zostało ono wysłane czy też czeka na wysyłkę. Do tego celu w szczególności służy opcja wysłane z możliwością wprowadzenia daty i zaznaczenia.

Te dwa pola (pole daty i pole zaznaczenia) mają swoje znaczenie zależnie jak są wypełnione. A można wypełnić je na cztery sposoby:
  - Pismo zostało wysłane dnia 31.03.2016 roku.
  - Pismo zostało wysłane. Brak informacji, którego dnia zostało wysłane.
  - Pismo nie zostało wysłane i nie został określony termin jego wysyłki.
  - Pismo nie zostało wysłane jednak ustalono jego termin wysyłki na 31.03.2016 roku.

Odpowiednie oznaczanie pism pozwala w łatwy sposób ustalić paczkę pism, które czekają na wysyłkę. Wszystkie pisma, które nie mają zaznaczonego pola wysłane () będą widoczne po wybraniu na liście pism filtru dla listonosza.

Przesyłka za zwrotnym potwierdzeniem nadania

Występuje w firmie gro pism o najwyższym stopniu istotności, gdzie konieczne jest udokumentowanie faktu odbioru pisma przez adresata. Najczęściej wówczas wysyła się listy za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, które dostarczane jest nadawcy po odebraniu przesyłki przez adresata. Z punktu firmy wysyłającej pismo często problemem jest ustalenie czy zostało ono odebrane gdyż, mimo iż zwrotne potwierdzenie odbioru dodarło - nigdzie się go nie ewidencjonuje, co w praktyce przekłada się na wertowanie segregatora z pocztą w poszukiwaniu "żółtej karteczki".
System Madar nie tylko umożliwia odpowiednie oznaczenie pism, dla których zażądano zwrotnego potwierdzenia odbioru, ale także wiarygodne oznaczenie, że takie potwierdzenie do firmy dotarło.

Do tego celu w szczególności służy opcja potwierdzenie odbioru z możliwością wprowadzenia daty i zaznaczenia.
Te dwa pola (pole daty i pole zaznaczenia) mają swoje znaczenie zależnie jak są wypełnione. A można wypełnić je na dwa sposoby:
  - Pismo wysłano za zwrotnym potwierdzeniem odbioru - potwierdzenie to jeszcze nie dotarło.
  - Pismo wysłano za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, a potwierdzenie wróciło dnia 31.03.2016

Do ustalenie na jakie zwrotne potwierdzenia odbioru firma czeka służy (podobnie jak przy pismach niewysłanych) filtr dla listonosza. Po wybraniu na liście pism filtru dla listonosza pokażą się nie tylko wszystkie pisma niewysłane ale także pisma wysłane, z zaznaczonym polem potwierdzenie odbioru , bez wprowadzonej daty (co sugeruje, że potwierdzenie jeszcze nie dotarło).

Druk pocztowego potwierdzenia nadania przesyłki

Elektroniczny obieg dokumentów, w tym prowadzenie elektronicznego dziennika podawczego, w zdecydowanym stopniu eliminuje potrzebę prowadzenia papierowych rejestrów czy ewidencji. Wykorzystując system informatyczny nie ma potrzeby drukowania książki pocztowej jednak z drugiej strony istnieją sytuacje gdzie konieczny jest wydruk jak np. w przypadku pocztowych potwierdzeń nadania przesyłek poleconych. Do drukowania różne rodzaju zestawień służy opcja zestawienia gdzie znajdują się m.in. takie wydruki jak zbiorcze potwierdzenie nadania (w trzech odmianach).

Z jednej strony nie ma potrzeby drukowania listy całej poczty wychodzącej z firmy, a z drugiej pożądane jest stworzenie listy wychodzących przesyłek rejestrowanych (listy polecone), tak by poczta mogła na takim wydruku potwierdzić nadanie tych przesyłek. Stworzenie takiego zestawienia jest świetną alternatywą dla żmudnego i czasochłonnego wypełniania ręcznie potwierdzeń nadania (czy książki podawczej). Oto najprostszy sposób wykonania takiego wydruku, który można zabrać na pocztę:
1. Na liście poczty klikamy w opcję zestawienia (jak zaprezentowano wyżej).
2. Wybieramy opcję zbiorcze potwierdzenie nadania szerokie.
3. Na ekranie parametrów wydruku wybieramy czasookres (czyli zakres pomiędzy ostatnią wizytą w placówce pocztowej a dniem bieżącym) oraz klikamy w pusty klawisz i wybieramy pozycję PP. polecony. Należy tu podkreślić, iż wszystkie wprowadzane pisma wychodzące, które mają być nadane jako list polecony powinny mieć mieć ustawioną wysyłkę jako PP. polecony.
4. Klikamy w klawisz start i zostaje wyświetlone zestawienie do wydruku, które zawiera wszystkie przesyłki polecone z zadanego okresu, na którym pracownik poczty może nakleić naklejkę z numerem przesyłki, wprowadzić koszt przesyłki i potwierdzić to pismo pieczęcią i podpisem.

Tak generowane wydruki na pocztę to oszczędność czasu, pieniędzy, i papieru.

Brak komentarzy:

Prześlij komentarz