poniedziałek, 2 marca 2015

Jak "bezboleśnie" przejść na nowy system informatyczny do obsługi firmy...

Polecając nasz system do obsługi firmy klasy ERP - Madar7 bardzo często spotykam się z obawami potencjalnych klientów, że zmiana systemu wywróci "do góry nogami" bieżącą pracę w firmie, że system nie spełni oczekiwań i trzeba będzie wracać do poprzedniego lub szukać kolejnego, że wszystko trzeba będzie robić dwa razy. Są to obawy zupełnie uzasadnione jednak nie oznacza to, że "czarny scenariusz" jest nieunikniony. Poniżej prezentuję kilka dobrych praktyk, które pozwolą płynnie przejść z jednego systemu informatycznego na drugi.


Wypróbuj rozwiązanie, które chcesz wdrożyć

Zanim zostanie podjęta decyzja o zmianie wykorzystywanego systemu warto go samodzielnie przetestować. Sama prezentacja systemu przez przedstawicieli producenta to za mało. Warto spróbować rozpocząć pracę na bazie własnych, realnych zdarzeń gospodarczych. Przykładowo jeśli zastanawiasz się nad zmianą systemu do obsługi magazynu to warto w nowym systemie spróbować wystawić realną fakturę realnemu klientowi. Testując program na wersji demo, na przykładowym fikcyjnym zestawie danych możemy nie zwrócić uwagi na wiele istotnych elementów, które są niezbędne w danej działalności. Madar oferując swoją usługę "Madar7 w Chmurze" zawsze proponuje potencjalnym klientom założenie konta testowego zupełnie za darmo i bez zobowiązań. Z takiego konta można korzystać przez 60 dni i zawsze sugeruję by spróbować zacząć wprowadzać realne dane. Bardzo szybko użytkownik spostrzega czy jest to usługa, która mu odpowiada, a w przypadku podpisania umowy nie musi wprowadzać danych drugi raz.


Nie wszystko na raz

Bardzo częstą praktyką w przypadku nowych klientów jest to, że chcieliby z nowym systemem "ruszyć z kopyta" - nie tędy droga. Proces płynnego przejścia z jednego systemu na drugi wymaga by przez pewien czas wykorzystywany był zarówno stary system informatyczny jak i nowy system informatyczny. Jednocześnie trzeba zaznaczyć, że nie ma to oznaczać podwójnej ewidencji!

Jeśli prowadzisz biuro rachunkowe i z takich czy innych przyczyn chcesz zrezygnować z obecnie wykorzystywanego systemu lub też chcesz spróbować czegoś nowego nie przenoś od razu wszystkich prowadzonych firm do nowego systemu. Bardzo dobrą praktyką jest rozpoczęcie prowadzenia spraw jednego, niedużego klienta w nowym systemie, równocześnie prowadząc sprawy pozostałych, w systemie obecnym.

Dzięki takiemu rozwiązaniu spokojnie nauczysz się pracy na nowym programie jednocześnie sprawnie prowadząc sprawy pozostałych klientów w systemie, który już dobrze znasz. Na tym etapie dużym plusem jest też łatwiejsze wycofanie się z nowego systemu jeśli nie spełni on Twoich oczekiwań.

Podałem wyżej przykład biura rachunkowego, które z natury rzeczy prowadzi wiele różnych firm ale analogicznie rzecz ma się w obrębie jednego przedsiębiorstwa, z tą różnicą, że w tym przypadku przechodzi się stopniowo obszarami działalności firmy do systemu zintegrowanego. Na przykładzie systemu Madar7 i firmy handlowo - produkcyjnej można zaplanować zmianę systemu w sposób opisany poniżej.

Warto rozpocząć od czegoś prostego - np. rozpocząć prowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów w nowym systemie - sekretariat i osoby, które mają do czynienia z dokumentami rozpoczynają ich rejestrację w module elektronicznego sekretariatu. W kolejnym etapie można rozpocząć prowadzenie gospodarki magazynowej i fakturowania równocześnie zaprzestając korzystania z tych funkcjonalności w dotychczasowym systemie. I tak kolejno następne obszary działalności.

Takie stopniowe wdrażanie nowego systemu pozwoli zapobiec chaosowi organizacyjnemu, pozwoli pracownikom w rozsądnym czasie nauczyć się nowego systemu i do niego przyzwyczaić.


Nie wszystko trzeba wprowadzać ręcznie

Jedną z obaw przed wdrożeniem nowego systemu jest przekonanie, że będzie się to wiązało z ogromem pracy na wprowadzenie danych. Przykładowo często słyszę: "mamy w naszej dotychczasowej bazie kilka tysięcy kontrahentów - będziemy to wprowadzać miesiącami". Owszem, tylko wcale tak nie musi być - systemy zwykle posiadają możliwość eksportu i importu danych dzięki czemu np. baza kontrahentów z jednego systemu "przepisuje się" do innego.

Nie zawsze tak bywa - znany jest mi przypadek jednej ze śląskich spółdzielni mieszkaniowych, która aktualnie przechodzi, z jednego systemu informatycznego, na nowy system i okazuje się, że stary system jest tak zły (lub nowy "tak dobry"), że zamiast przekopiować bazę z danymi najemców, trzeba było zatrudnić na umowę zlecenie pracowników, którzy przepisują ręcznie dane kilkunastu tysięcy osób. Stąd warto przed wdrożeniem zorientować się czy i jakie dane będą możliwe do zaimportowania w nowym systemie, bo może się okazać, że część z nich będzie trzeba uzupełnić ręcznie.

Madar oferuje import szeregu baz w różnych formatach.


Wdrożenie systemu to proces, nie wydarzenie

Na nowy system najlepiej przechodzić płynnie. Z doświadczeń Madaru wynika, że najważniejsze by zacząć pracę na nowym systemie stopniowo ale także realizując funkcje w podstawowym zakresie. Najgorszym pomysłem jest próba zautomatyzowania wszystkiego na starcie - wówczas bez znajomości systemu i zrozumienia procesów, które w nim występują bardzo łatwo jest się "zagmatwać". Staraj się na początku wykonywać operacje na systemie ręcznie - czasem jakkolwiek. Dopiero praktyka z daną funkcją pokaże Ci co powinno być zautomatyzowane, a co warto robić ręcznie by ustrzec się błędów. Bardzo złą praktyką jest rozpatrywanie wszystkich hipotetycznych sytuacji, które występują raz na rok lub w ogóle nie wystąpią i próba ustawienia reakcji systemu na takie ewentualności.

Dla przykładu - jeśli tworzysz szablon faktury sprzedażowej, którą będziesz wystawiał swoim kontrahentom to niech zawiera wszystkie te informacje, które są konieczne. Pomiń przy tworzeniu owego szablonu specyficzne sytuacje jak to, że ktoś może sobie zażyczyć by na fakturze widniał numer zamówienia, WZetki itd. Rozpatrywanie takich hipotetycznych sytuacji sprawi, że zamiast zacząć fakturować klientów w nowym systemie będziesz poświęcał czas i pracę na rzeczy nieistotne. A kiedy pojawi się klient, który sobie takie dane na fakturze zażyczy zawsze można umieścić je w uwagach. Dopiero gdy większość kontrahentów będzie życzyła sobie faktury z numerem zamówienia, warto zastanowić się nad automatyzacją jego umieszczania. Dopóki tak nie jest - nie warto tracić na to czasu i szybciej jest numer ten wpisywać ręcznie.

Zasada jest prosta - najpierw wdrożenie całego systemu działającego prawidłowo, a dopiero później jego automatyzacja i optymalizacja.


Nowy system nie oznacza konieczności zakupu nowych komputerów

Wybierając nowy system należy zwrócić również uwagę czy będzie on bezproblemowo i stabilnie pracował na sprzęcie, który aktualnie jest w posiadaniu firmy, bądź czy będzie pracował w ogóle. Należy
więc na wstępie zadać sobie pytanie czy wybierać system do istniejącej infrastruktury czy dostosowywać infrastrukturę do wybranego systemu? Zasadny wydaje się przede wszystkim wybór odpowiedniego systemu, który spełnia wszystkie Twoje wymagania i oczekiwania, a w razie potrzeb modyfikacja istniejącej infrastruktury. Posiadany sprzęt jest tylko środkiem do osiągania celów, które ma realizować system stąd błędne jest podejście na zasadzie "wybierzmy inny program bo ten nie będzie chodził na naszych maszynach", prawidłowym - "musimy zmienić sprzęt bo na nim nie będzie działał nowy system". Problem pojawia się oczywiście w momencie gdy firma ma bardzo dużo przestarzałego sprzętu i nie ma budżetu na modernizację infrastruktury. Dobrym rozwiązaniem w tej sytuacji są usługi w chmurze gdyż nie tylko nie ma konieczności utrzymywania służb informatycznych, ale również nie ma potrzeby posiadania w firmie serwera. Dostęp do usługi w chmurze przez standardową przeglądarkę (tak jak oferuje Madar) pozwala na swobodne korzystanie z nowego systemu nawet na bardzo słabych komputerach z dostępem do Internetu.


Zachęcam do zapoznania z możliwościami systemu pracującego jako usługa SaaS - Madar7 w Chmurze

1 komentarz:

  1. Bardzo dobry artykuł. Dziś wiele firm obawia się wdrażania/zmiany systemu IT. Bardzo często też spotykamy się z sytuacją kiedy to pracownicy boją się nowych systemów z obawy o miejsca pracy po optymalizacji działania firmy.

    OdpowiedzUsuń