Rejestracja przychodzących faktur elektronicznych i ich automatyczne księgowanie w systemie Madar

Faktury elektroniczne są coraz powszechniejszą formą wysyłania tych dokumentów. Wystawianie czy otrzymywanie faktur elektronicznych niesie za sobą wiele zalet. Jedną z nich jest możliwość otrzymania jej zaraz po wystawieniu niezależnie od odległości geograficznej jaka dzieli wystawiającego i odbiorcę. Kolejną zaletą jest zdecydowana redukcja kosztów przekazania tego dokumentu poprzez eliminację potrzeby druku faktury oraz jej wysłania pocztą. No i nie bez znaczenia pozostaje dobroczynny wpływ tej formy fakturowania na środowisko naturalne poprzez m.in. redukcję zużywanego papieru.

Problem jednak wciąż leży w wygodzie przechowywania i ewidencji tych faktur oraz ich automatycznym księgowaniu. Poniżej chcemy przedstawić naszą sugestię w jaki sposób można w przyjazny i prosty sposób realizować ten proces w systemie Madar.

1. Rejestracja przychodzących faktur elektronicznych w module kancelaryjnym

Moduł Poczta (Kancelaria) doskonale sprawdza się w ewidencji przychodzących faktur elektronicznych. Możliwe jest utworzenie oddzielnego rejestru dla elektronicznych faktur przychodzących.

Najlepszym sposobem ewidencji jest dopisywanie do stworzonego rejestru otrzymanych faktur elektronicznych wykorzystując w szczególności poniższe pola:
- korespondent - wystawca faktury,
- sygnatura - numer faktury,
- załącznik - klawisz pozwala na wczytanie faktury elektronicznej do systemu.

Opcjonalnie można wykorzystać pozostałe pola jak np. temat, treść, z dnia, które warto dostosować do własnych potrzeb.

2. Bezpośrednie księgowanie zarejestrowanej faktury kosztowej

Po dopisaniu faktury elektronicznej i jej podpięciu w załączniku możliwe jest bezpośrednie przejście do księgowania kosztu, które automatycznie wczyta część danych księgowanego dokumentu.
W tym celu należy zaznaczyć wprowadzoną fakturę na liście a następnie wybrać opcję operacje - księgowanie

3. Księgowanie zakupu

Po wybraniu w poprzednim kroku opcji księgowanie automatycznie zostaje wyświetlone okienko wprowadzania kosztu, na którym część informacji zostaje wypełniona automatycznie jak np. kontrahent, numer dokumentu, temat. Dodatkowo po prawej stronie automatycznie wyświetla się podgląd wczytanej faktury elektronicznej, dzięki czemu w prosty sposób można uzupełnić pozostałe pola w systemie jak np. kwota czy stawka VAT. Kliknięcie w klawisz Zatwierdź kończy proces rejestracji i księgowania otrzymanej elektronicznej faktury kosztowej.