Jak uniknąć błędów ewidencji faktur elektronicznych

Od początku zeszłego roku nosiliśmy się z zamiarem uporządkowania w naszej firmie zakupów dokumentowanych fakturami elektronicznymi.
W końcu zajrzałam do prowadzonej ewidencji, zdając sobie sprawę, że "szału nie będzie".
Po godzinie - początkowy spokój i cierpliwość zakończył się zwołaniem burzliwego zebrania ;). Bo okazało się,  że sprawdzając około 70 faktur zakupowych, odnalazłam 18 faktur elektronicznych, a w tak "ogromnej" ich ilości - 7 błędów ich ewidencji.

Znalezionych w rejestrze zakupów 18 faktur elektronicznych wygenerowało 7 błędów ich ewidencji.

Różnice w ewidencji

Odnalazłam 5 różnych przypadków niespójności i pomyłki w ewidencji:

1. Faktura elektroniczna była zarejestrowana i w Kancelarii i powiązana, ale nie posiadała załącznika.
2. Faktura była wprowadzona do Kancelarii poprawnie - nie była powiązana z rejestrem zakupów.
3. Z rejestrem zakupów była powiązana inna faktura (dokument) niż tam zaewidencjonowany.
4. Faktura nie została wprowadzona do Kancelarii jako elektroniczna (mimo że była), zrobiony wydruk  i zarejestrowana w systemie jako tradycyjna.
5. Faktury były wprowadzone do Kancelarii, ale w większości bez możliwości ich wyodrębnienia.

Szósty problem polegał na tym, że z ewidencji zakupów nie dało się wyodrębić faktur elektronicznych, bo wprowadzane są ... w taki sam sposób. Mimo, że program dostarcza sporo narzędzi, takich jak: osobny temat, osobne stanowisko, słowne oznaczenie, znacznik wczytania z Kancelarii - żadne z nich nie było wykorzystywane.

Po siódme  ustaliłam, że stosowany był system rejestracji generujący błędy. Okazało się, że za każdego "dostawcę" faktury elektronicznej jest odpowiedzialna inna osoba, za wprowadzanie faktur do rejestru VAT kolejna, która dla odmiany nie zajmuje się rejestrowaniem ich jako elektroniczne. Są więc to CAŁKOWICIE ODMIENNE czynności, mimo, że dotyczą tego samego dokumentu.

Wnioski natury ogólnej

1. Faktury elektroniczne traktowane są jeszcze w dalszym ciągu z zakłopotaniem i nieufnością. Króluje pogląd, że najlepiej to je wydrukować ... bądź prowadzić osobny rejestr.
2. Dopóki jest tych faktur mało - nie stanowią problemu. W razie kontroli i tak da się je "wyłuskać".
3. Konieczne jest opracowanie spójnego i prostego systemu ewidencji faktur elektronicznych, zarówno własnych - sprzedaży, jak i obcych - zakupu.

Jak to zrobić w programie MADAR 7?

1. Zarejestrować fakturę w Kancelarii:  Elektroniczna faktura kosztowa - jak rejestrować 
2. Wprowadzić do rejestru zakupów - wybierając rejestr i wiążąc z pozycją w Kancelarii: Podglad faktury kosztowej w rejestrach VAT

 

---

Podstawa prawna

Przesyłanie faktur w formie elektronicznej regulują następujące przepisy:
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej [Dz.U. 2012 nr 0 poz. 1528]

USTAWA z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług Tekst ujednolicony na 01.01.2014

Art. 2.
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o:
32) fakturze elektronicznej – rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym;

Art. 106g.
3. W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej:
1) podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy,
2) nabywca, o którym mowa w art. 106d ust. 1, przesyła je lub udostępnia podatnikowi, który upoważnił go do wystawiania faktur, z uwzględnieniem zasad wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży,
3) nabywca, o którym mowa w art. 106k ust. 1, przesyła je lub udostępnia wy-stawcy faktury,
4) podmiot, o którym mowa w art. 106c, przesyła je lub udostępnia nabywcy i dłużnikowi
– zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

art. 106n.
1. Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.