Elektroniczna faktura kosztowa. Jak wprowadzić i przechowywać?

Technologie elektroniczne i internetowe tak bardzo się już upowszechniły, że coraz więcej procesów, czynności wykonujemy elektronicznie z pominięciem papierowego obiegu dokumentów. Różnorakie inicjatywy proekologiczne jak np. Zielone Biuro (Green Office) zalecają minimalizowanie zużycia papieru na rzecz dokumentów elektronicznych. Faktem staje się przechodzenie z faktur papierowych na faktury elektroniczne. Dużą rolę w popularyzacji tego typu dokumentów odgrywają operatorzy telefoniczni, którzy różnymi sposobami wymuszają na klientach zgodę na przyjmowanie faktur elektronicznych.
Otrzymujemy taką fakturę i co dalej?

Jak wprowadzić i przechowywać fakturę elektroniczną w systemie Madar7?

Fakturę elektroniczną, którą otrzymujemy od dostawcy warto zaewidencjonować w module Kancelaria, który służy do prowadzenia rejestru poczty przychodzącej i wychodzącej a także innych rejestrów jak umowy czy faktury. Moduł ten daje możliwość utworzenia rejestru faktur, do którego może dodać wpis o otrzymanej fakturze a samą fakturę elektroniczną (w pliku pdf) możemy wczytać jako załącznik. Można też (zamiast tworzyć rejestr faktur) wprowadzić ją w analogiczny sposób do poczty przychodzącej - wszystko zależy od tego jak chcemy sobie zorganizować ewidencję tych dokumentów.

Ewidencjonowanie faktur kosztowych w Kancelarii

Wybór odpowiedniego rejestru
Tak wprowadzoną do Kancelarii fakturę elektroniczną możemy w bardzo prosty sposób powiązać z zakupem w Rejestrach VAT.

UWAGA! Jeśli właśnie zarejestrowaliśmy fakturę elektroniczną w poczcie - wystarczy wybrać operacje - księgowanie - wtedy otworzą się rejestry VAT z wypełnionymi danymi z poczty.

Dopisywanie faktury do rejestrów

Podczas wprowadzania dokumentu (Księgowość - Rejestry VAT - dopisz) należy kliknąć w klawisz [dołącz / wczytaj]. Z listy należy wybrać odpowiedni zapis (z fakturą elektroniczną) aby powiązać go z wprowadzanym kosztem.