wtorek, 25 lutego 2014

MADAR 7 dla firmy usługowej - za bardzo skomplikowany?

Autorów stwierdzenia przepraszam, jeśli uraziło ich, że stwierdzenie posłużyło napisaniu tego tekstu. Zainspirowali mnie - bo zadając pytanie wymienili sporo funkcji bedących może oczywistych dla operatora, jednak powodujących rozrastanie się programu oraz wzrost poziomu skomplikowania obsługi modułów.

Krótki przykład z historii ... fakturowania

W 1994 roku weszła w Polsce ustawa o VAT, w następstwie której wystawiane klientom dowody sprzedaży nabrały nowej formy, skomplikowanej jak na czasy raczkujących programów do wystawiania faktur.
Pamiętam pierwsze wdrożenie, gdzie po paru miesiącach obowiązywania ustawy zatrudnienie w dziale sprzedaży wzrosło z 2 do 10 osób... Wdrożenie systemu do fakturowania przywróciło stan zatrudnienia sprzed zmian. Program wtedy napisany pozwalał na wydruk faktury VAT, rachunku uproszczonego oraz zapłaty za to w kasie.
Jednak kolejne lata zmian, w tym w dużym stopniu przystąpienie do Unii Europejskiej, spowodowało "obrastanie" prostej czynności dokumentowania sprzedaży w przeróżne dokumenty inaczej rozliczane z punktu widzenia VAT, cła, podatku dochodowego, wystawiane w obcych walutach, różniące się sposobem zaokrąglania podatku VAT czy wreszcie dokumentowaniem wpłat zaliczek.
Proces ten trwa do dzisiaj - powodując zamieszanie z właściwym kwalifikowaniem operacji oraz komplikując obsługę programów.

Firma usługowa, z zewnętrzną księgowością

Wydawałoby się - nic prostszego. Zadaniem systemu jest
  • wystawianie dokumentów sprzedaży, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
  • prowadzenie kasy (raportów kasowych), 
  • kontrola płatności, z wydrukami niezapłaconych, operacji z kontrahentem,
  • posiadanie i korzystanie z katalogu usług / towarów (słownika),
  • posiadanie i korzystanie z katalogu kontrahentów, w tym rejestrowanie danych o osobach w firmie, adresowanie, wysyłanie emaili,
  • cenniki dla kontrahentów,
  • możliwość zarejestrowania umów, pism, uzgodnionych warunków z klientami,
  • prowadzenie magazynu materiałów / towarów (nawet jeśli istnieją sporadyczne trnasakcje),
  • to i remanenty ...
  • no to i wydruki karty towarowej, stanu ...
i pewnie jeszcze wiele innych, charakterystycznych dla danej branży czy konkretnego przedsiębiorstwa.
A trzeba pamiętać, że w całej tej wyliczance pominęłam zagadnienia płacowo - kadrowe.

Jak rozpocząć?

Rozpocząć należy ... po kolei. System poczeka, na jego pełne wykorzystanie :D. Można wykorzystać okres próbny na wdrożenie niezbędnych do pracy opcji, a następnie sukcesywnie "dokładać" używanie bardziej zaawansowanych opcji.
  1. Konfiguracja.
    Niezbędna choć żmudna na początek.
  2. Wystawienie faktury.
  3. Zapłata w kasie, rejestracja zapłat w banku.
    Ewentualnie skorzystanie z uproszczonej formy zapłat.
  4. Rejestracja pism w poczcie.
    Oj jak często pomijana, a jaka wygodna :D.
  5. Dokumentacja do księgowości.
    Na początek wydruk lub eksport rejestru sprzedaży.


Brak komentarzy:

Prześlij komentarz