poniedziałek, 20 lutego 2012

Numeracja dokumentów

Numeracja jest czynnością stosunkowo często występującą w zakresie użytkowania programów z różnych dziedzin. Wszelkie ewidencje, katalogi zawierają w sobie jeden lub więcej rodzajów numeracji. W życiu codziennym też często spotykamy się z różnego rodzaju identyfikatorami numerycznymi: REGON, PESEL, NIP są to narzucone przez Państwo numery, dzięki którym ułatwione jest prowadzenie ewidencji obywatelskich. W szkole uczniowie mają pozycję w dzienniku, studenci numer indeksu, karta kredytowa ma swój unikalny numer.

Numeracja faktur

Najczęściej spotykanym numerowanym dokumentem jest faktura. Tzn częściej występuje paragon fiskalny, ale zazwyczaj nikt nie przejmuje się jego numerem, a po drugie sposób jest narzucony odgórnie. Natomiast faktury każda firma wystawia samodzielnie i mniej lub bardziej samodzielnie wybiera sposób numeracji. Przy czym należy nadmienić że zasady numeracji faktur niewiele się różnią od numeracji innych dokumentów. Co w tym trudnego? Proszę przyjrzeć się temu przykładowi: FA 01/02/03

pierwsza faktura z marca 2003 roku
trzecia faktura z lutego 2001 roku
druga faktura ze stycznie 2001 roku

Każde z powyższych może być prawidłowe. Ponieważ numery będą unikalne to nie dojdzie do powstania błędu formalnego. Natomiast może dojść do pomyłki. Ktoś może błędnie zaklasyfikować dany dokument. Do tego kluczowa jest wspomaganie komputerowe. Program zazwyczaj proponuje i kontroluje numeracje dokumentów. Aby to robił poprawnie musi posługiwać się takimi samymi regułami jak użytkownik.

Prefix i suffix

Tworząc program staramy się maksymalnie uelastycznić jego działanie. Tak aby były możliwe do realizacji wszelkie pomysły i potrzeby użytkownika. Sposób numerowania dokumentów nie jest wyjątkiem. Na numerację składa się:

prefix - czyli stała początkowa część numeru
suffix - część stała końcowa numeru
miejsce roku i miesiąca
właściwy numer

Aby program mógł automatycznie nadawać numery musi właściwie zidentyfikować położenie poszczególnych elementów. Musi wiedzieć gdzie jest wstawiany rok, czy numer zawiera oznaczenie miesiąca. Powinien też wiedzieć kiedy następuje tzw. zerowanie numeracji: co miesiąc, co rok czy wcale. Oczywiście wszystko jest możliwe gdy wprowadzimy odpowiednie definicje do programu. Ale to wymaga znajomości konfiguracji i notacji.

Sztuczna inteligencja?

Jednym z założeń program było możliwość używania różnych rodzajów numeracji przy minimalizowaniu konieczności jakiejkolwiek numeracji. Zadanie wydaje się proste: Użytkownik wpisuje FA 001 a program następnie podpowiada FA 003, Użytkownik wpisuje FA 34001 to program FA 34002.

FA 003/2010 - program zakłada że końcówka to rok,czyli FA 004/2010
FA 003/10 - analogicznie,czyli FA 004/10
FA 11/3/10 - tu jest problem: czy to jest numer 3 czy miesiąc marzec, a może rok 2011 i numer 10; dla programu to jest niejednoznaczne (dla człowieka również - nie powinien takiej numeracji stosować
FA 11/03/2010 - program przyjmuje że 03/2010 to data i inkrementuje 11
FA 11/03/02010 - jeżeli numer jest umieszczony na końcu to nie może mieć ani dwu ani czterech cyft
FA 11/V/2010 - wprowadzenie miesiąca rzymskiego znakomicie ułatwia identyfikację

Praca współbieżna

Kolejność numeracji to nie jedyny problem. Przy normalnej pracy dokumenty są dodawane i usuwane. Mogą powstać luki w numeracji. Oczywiście dla użytkownika wygodnie jest gdy program jak najwięcej dopuszcza a jednocześnie pilnuje. Np. gdy użytkownik anuluje ostatni dokument to numeracja powinna się cofnąć, gdy nie ostatni to powinien informować o powstałej luce. Gdy wiele osób wystawia dokumentu w jednej numeracji program musi pilnować aby każdy numer przydzielić tylko raz. I pilnować, gdy użytkownik się rozmyśli i porzuci dany numer. Gdy numeracja jest zerowana przy przejściu na nowy okres program winien podpowiadać odrębnie ostatni numer w każdym z okresów.

[Źródło: programista-web]

Brak komentarzy:

Prześlij komentarz