środa, 1 lutego 2012

Rachunki domowe a ... invoicer

Ktoś, kto na co dzień zajmuje się rachunkami domowymi - szybko "wczuje się " w tę sytuację.
Opłaty z tytułu użytkowania nieruchomości: prąd, gaz, czynsz, telewizja, podatek od nieruchomości oraz ubezpieczenie, kilka telefonów, ubezpieczenia na życie, opłaty za zajęcia dodatkowe dzieci ... można tak jeszcze długo wyliczać.
Do niedawna istniał u mnie system kartek drukowanych z arkusza, na których cierpliwie wpisywałam kwotę w odpowiednią kolumnę miesiąca, w którym przypadała płatność, i wprowadzałam datę i sposób zapłaty.
Ręcznie - bo było wygodniej. Czasem drukowałam sobie te rzeczy, które "przechodziły" z poprzedniego roku - ale i tak było to uciążliwe szczególnie na początku każdego roku.

Dwa lata temu zwyciężyła nad lenistwem niewprowadzania zmian chęć usprawnienia pracy zapłat za rachunki - postanowiłam wykorzystać nasz program Madar 7 i znane mechanizmy z księgowości. Miałam tę przewagę, że niektóre pomysły racjonalizatorskie udało mi się wspólnie z naszymi informatykami przeforsować - tak, ze powstało całkiem zgrabne narzędzie ułatwiające zapanowanie nad terminami, płatnościami - i dodatkowo - pozwalające na sprawdzenie ponoszonych kosztów na poszczególne zobowiązania.


Raport bankowy i kasowy

Obojętnie co o tym myślicie i jak bardzo nie chce się wprowadzać wszystkich operacji bankowych i wypłat z kasy - nie dam się przekonać. Podstawa wiedzy jest rejestracja zapłat. Już dawno dotarło do mnie, że podwójna kontrola jest jednym z najważniejszych cech rzetelnej księgowości - dlatego zawsze będę zwolennikiem wprowadzania wszystkich wydatków z konta.
oczywiście dla ułatwienia płace tylko z jednego ... i rzadko płacę gotówką ...

Bankowość elektroniczna - lista odbiorców

To standard. Nie mam doświadczenia z różnymi bankami -ale w na moim rachunku mogę wprowadzić sobie "odbiorców" - nadając im skrócone nazwy, według których wyszukuję ich następnie na liście.
Po kilku latach pracy z systemem bankowym - na liście znajdowało się ich około 100, na dodatek, żeby nie zgubić historii operacji z nimi - nadane im nazwy skrócone nie były do zmiany. Bałagan wzorcowy.
Dlatego wprowadzając do programu Madar 7 (z racji dostępności dla mnie tego rozwiązania :) ) kontrahentów - nadałam im TE SAME skróty, które stosuję w banku.
Zachwyt - to naprawdę za małe słowo ....
Dobrze jest też wprowadzić numer konta - unika się wtedy podczas płatności zastanawiania, czy na pewno płacimy na dobre konto.

Plan płatności na cały rok - jak to ugryźć

Tak jak w planowaniu zadań - duże projekty dzieli się na mniejsze, potem na zadania i następnie na malutkie zadania do wykonania "na dzisiaj" - tak postanowiłam potraktować moje płatności.
Wzięłam na pierwszy rzut zapłaty za prąd.
Rejestr według numeru stanowiska
  • rejestr można nazwać - uzyskuje się swoistą listę "zagadnień" do płacenia: prąd za garaż, prąd w mieszkaniu ...,
  • można wprowadzić osobną numerację - co pozwala na kontrolę kompletności wpisanych dokumentów,
  • można uzyskać zestawienie naliczeń tylko dla danego rejestru  - co pozwala na sprawdzenie zbiorczo według kwot - na przykład z rozliczeniem z energetyki.
Dane o płatności
Dla wygody i szybkości "dopracowałam" się następującego schematu:
  • własna numeracje - w polu "dokument" - zmienia się automatycznie, a przedrostek pozwala na szybką identyfikację rodzaju płatności,
  • numer płatności - w polu "dotyczy",
  • oczywiście kontrahent,
  • data dokumentu = data wymagalności płatności - po prostu szybciej, bo nie trzeba ustawiać większej ilości dat w programie,
  • stanowisko - wynikające z wybranego raportu,
  • kwota w polu "netto ZW" (zwolnione)
  • osobiście korzystam z planu kont, i to kont zespołu 4 i 5 dla grupowania wydatków według rodzaju i miejsca powstawania. Ale nie jest to oczywiście konieczne ...

Niezastąpionym narzędziem jest "kopiuj podobne" - czyli zapisanie nowej pozycji na bazie starej - po naciśnięciu kombinacji klawiszy [Ctrl][F2].


Po pierwszej zapłacie i ustawieniu odpowiednio kolumn uzyskałam pomocną listę:

A płacąc w banku - mam swobodny dostęp do listy niezapłaconych pozycji, które mogę również ograniczyć czasowo:

Dlaczego warto

Dwa lata doświadczeń sprawiły, że mówię - warto. Bez szperania, siedząc przy komputerze mogę z listy wybrać konieczne płatności i "przekleić" je do banku. Sprawne narzędzie.
Nieoceniona jest również możliwość analizy kiedy i jak dana należność została zapłacona.

Warto też, bo wszystkie opisane narzędzia dostępne są w bezpłatnym programie - również portalowym invoicer.pl.


Alicja Mazur

Brak komentarzy:

Prześlij komentarz