Faktura zaliczkowa, wpłata i rozliczenie zaliczki

Obowiązek wystawiania, sposób wypełniania i wygląd faktury zaliczkowej reguluje ROZPORZĄDZENIE MINISTRA FINANSÓW z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.
Można w skrócie powiedzieć, że na fakturze należy umieścić trzy informacje: o wpłaconej zaliczce, o dotychczasowych pobranych zaliczkach oraz dane o złożonym zamówieniu.
Zgodnie z tym samym rozporządzeniem, jeżeli faktury zaliczkowe nie obejmują całej ceny brutto, sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi wystawia fakturę VAT, z tym ze sumę wartości towarów (usług) pomniejsza się o wartość pobranych części należności, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących pobranie części należności. Taka faktura powinna zawierać również numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.


W programie został przewidziany mechanizm wprowadzania i rozliczania zaliczki tak, by zautomatyzować poszczególne kroki i ograniczyć możliwość pomyłek. Chcąc wykorzystać możliwości programu wpłatę i rozliczenie zaliczki należy w programie rejestrować w następujący sposób:

1. Wpłata do kasy / banku - do raportu kasowego (bankowego) wprowadza się kwotę wpłaconej zaliczki.
2. Wystawienie faktury zaliczkowej - wskazując zarejestrowana wpłatę.
3. Wystawienie dokumentu końcowego (faktury sprzedaży) - w tej samej opcji, w której wystawia się dany typ faktury.
4. Sprawdzenie i rozliczenie VAT z faktur zaliczkowych i końcowych.

§ 14.
1. Jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część lub całość należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2.
2. Fakturę wystawia się również nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym pobrano przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi każdą kolejną część należności (zaliczkę, przedpłatę, zadatek lub ratę).
3. Faktura stwierdzająca pobranie części lub całości należności przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi powinna zawierać co najmniej:
1) imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
2) numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy;
3) datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako FAKTURA VAT lub FAKTURA VAT-MP, kwotę otrzymanej części lub całości należności brutto, a w przypadku określonym w ust. 2 - również daty i numery poprzednich faktur oraz sumę kwot pobranych wcześniej części należności brutto;
4) stawkę podatku;
5) kwotę podatku, wyliczoną według wzoru:
ZB x SP
KP = ---------------------
100 + SP
gdzie:
KP - oznacza kwotę podatku,
ZB - oznacza kwotę pobranej części lub całości należności brutto,
SP - oznacza stawkę podatku;
6) dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę towaru lub usługi, cenę netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług netto, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umowy;
7) datę otrzymania części lub całości należności (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty), o której mowa w ust. 1 i 2, jeśli nie pokrywa się ona z datą wystawienia faktury.
4. Jeżeli faktury, o których mowa w ust. 1 i 2, nie obejmują całej ceny brutto, sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi wystawia fakturę na zasadach określonych w § 9 i § 11-13, z tym że sumę wartości towarów (usług) pomniejsza się o wartość otrzymanych części należności, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących pobranie części należności; taka faktura powinna zawierać również numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.
5. Jeżeli faktury, o których mowa w ust. 1 i 2, obejmują całą cenę brutto towaru lub usługi, sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi nie wystawia faktury w terminie określonym w § 13.
6. Przepisy § 9 ust. 6 i 7 oraz § 11 stosuje się odpowiednio do faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.