Wirtualne biuro - jeden program dostępny zdalnie

Coraz większe zainteresowanie wśród klientów biur rachunkowych wzbudza możliwość zdalnej pracy, a ściślej rzecz ujmując - możliwość wspólnej pracy na jednym programie klientów oraz pracowników biura rachunkowego. Mimo zlecenia obsługi księgowej innej firmie i tak spora część pracy należy przecież do przedsiębiorstwa. Należą do niej wystawianie faktur VAT, rejestracja wpłat do kasy, wystawiania przelewów, obsługa magazynu, moduły produkcji. Jeżeli tak zarejestrowane operacje zostaną uzupełnione o dane księgowe - koszty, płace, księgowania - to relatywnie niewielkim nakładem czasowym bieżąca informacja o stanie przedsiębiorstwa dostępna będzie po jednym "kliknięciu".

Co więcej - taki model pracy mogą wybrać nawet spore przedsiębiorstwa - z jednej strony posiadając kompletny system wspomagający przedsiębiorstwo, a drugiej uzyskując nadzór i bieżącą kontrolę na poprawnością wprowadzanych i księgowanych danych.

Założenia wstępne
1. W przypadku pracy na wspólnej bazie danych dane mogą zastać umieszczone na serwerach przedsiębiorstwa, biura rachunkowego bądź zupełnie w innym miejscu.
2. Przedsiębiorstwo i biuro rachunkowe musi używać tego samego oprogramowania.

W przypadku poprzedniego modelu nie było to wymagane - przy większej ilości danych wystarczyło, że zostanie przygotowany import danych pomiędzy systemami. Wspólna praca wymaga pracy w tym samym programie - a właściwie użytkowania systemu zintegrowanego (bądź kilku ściśle współpracujących ze sobą programów), który spełni zarówno wymagania firmy, jak i biura rachunkowego.

3. Po trzecie trzeba zapewnić zdalny dostęp wszystkich zainteresowanych stron.

Jak uzyskać zdalny dostęp

Po staremu - czyli dostęp do serwera
Stosowane są szeroko rozumiane rozwiązania serwerowe, czyli instalacja w określonym miejscu serwera, do którego logują się poszczególni użytkownicy. Rozwiązanie to wymaga prac instalacyjnych i konfiguracyjnych zarówno po stronie serwera, jak i każdego z użytkowników.

Nowa jakość przez internet
Innym rozwiązaniem są aplikacje webowe - czyli zgodnie z definicją programy pracujące na maszynie podłączonej do sieci i komunikujące się z użytkownikiem za pomocą przeglądarki internetowej. W pracy aplikacji webowych pośredniczy serwer WWW. Mają one tę przewagę, że po stronie klienta nie wymagana jest instalacja ani konfiguracja żadnego dodatkowego oprogramowania. Ich działanie nie jest również zależne od stosowanego systemu operacyjnego na danym komputerze. Użytkownicy po prostu uruchamiają przeglądarkę, wprowadzają odpowiedni adres, podają hasło i mogą rozpocząć pracę.
Oprogramowanie tego typu zdominowało już rynek bankowy (co najmniej ten, po stronie klienta banku), zakupów internetowych, portali społecznościowych i szeroko rozumianej rozrywki. Naturalne wydaje się też wykorzystanie tej technologi w rozwiązaniach obsługi firm. Jedynym problemem jest niewielka ilość dostępnych na rynku aplikacji webowych, wspierających zarządzanie firmami klasy ERP, a istniejące obecnie rozwiązania nie pozwalają zazwyczaj na zastosowanie ich w większych firmach.

Aplikacje webowe Madar

Okazało się, że rozwój funkcjonalny oprogramowania to nie wszystko. Wraz ze wzrastającym zapotrzebowaniem na używanie systemów zdalnych firma nasza pokusiła się o stworzenie oprogramowania, które umożliwia zupełnie nowy sposób obsługi programów - a mianowicie przez przeglądarkę.
Nowe produkty, funkcjonujące pod nazwą Mobile, to osobne programy - aplikacje webowe. Mogą zostać uruchamiana na dowolnym serwerze www, podłączonym również do lokalnej sieci komputerowej. Dzięki temu dane programu zlokalizowane są w dalszym ciągu w firmie, a z drugiej strony udostępnione logującym się z dowolnego miejsca klientom bądź pracownikom.

Czym wyróżniają się programy Mobile firmy Madar?
1. To nie jest nowa aplikacja napisana dla potrzeb pracy przez przeglądarkę. Pod względem budowy i funkcjonalności są to te same programy.
2. Aplikacja mobile wymagała stworzenia osobnego modelu komunikacji z użytkownikiem - modelu generowania odpowiednich stron wyświetlanych w przeglądarce, obsługi zdarzeń itp. Ale bazą jest ten sam kod programu. Dlatego, o ile jeszcze niektóre funkcje nie zostały podłączone, implementacja odpowiedniej struktury powoduje, że "nagle" pojawiają się w programie kolejne możliwości.
3. Nie ma oddzielnego transferu danych pomiędzy aplikacją webową i desktopową, obie aplikacje pracują na tych samych bazach. Dane wprowadzane do obydwu programów zapisują się do samych baz, a raporty i zestawienia tworzone są na podstawie tych samych informacji.
4. Za nowym interfejsem komunikacji z użytkownikiem kryje się funkcjonalność aplikacji desktopowej.
5. Program webowy i desktopowy można stosować zamiennie tzn. jednocześnie pracować na obu wersjach. Dzięki temu zawsze można skorygować dane, wprowadzić inną część czy przeprowadzić analizy z poziomu aplikacji desktopowej.
6. Instalacja programów Mobile jest prosta, eliminuje się konieczność użytkowania i zapewnienia zgodności wersji innego oprogramowania: bazy danych, serwera (np. apache), innych platform (takich jak Java, PHP).

Madar 7 - internetowy system ERP

Internetowe biuro rachunkowe w oparciu o Madar 7

W oparciu o program Madar 7 oraz wersję on-line przez przeglądarkę można stworzyć internetowe biuro rachunkowe. Dzięki temu rozwiązaniu klienci będą mogli korzystać z oprogramowania, samodzielnie wprowadzać dane oraz na bieżąco sprawdzać wyniki swojej firmy, a pracownicy biura będą mieć pełen dostęp do danych wszystkich klientów - prowadząc rachunkowość w wymaganej formie: ksiąg handlowych (rachunkowych) lub ksiąg uproszczonych (podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ewidencji przychodów).
Najczęściej program i dane przechowywane są na serwerze biura rachunkowego.

Najnowszy pomysł - portal invoicer.pl
Został stworzony z myślą zwiększenia dostępności i upowszechnienia programów mobilnych - na przykładzie bezpłatnego od kilku lat produktu Invoicer Madar.

Do tej pory zakładaliśmy, że udostępnimy klientom aplikacje do samodzielnej instalacji. Okazało się jednak, że w dużej części przypadków (co najmniej dla użytkowników Invoicer Madar - czyli mniejszych firm) poprawna instalacja, konfiguracja i udostępnienie aplikacji zdalnie stanowi problem. Dlatego lepszym rozwiązaniem wydaje się umożliwienie rejestracji i pracy na portalu. Dodatkowo jest to doskonałe rozwiązanie współpracy:
- dla firm niezależnych od siebie – traktując portal jako miejsce pracy w chmurze;
- dla firm w określonych relacjach na przykład biuro rachunkowe – klienci;
- dla korporacji.

Zobacz wersje demonstracyjne on-line programów:
- Invoicer.pl - bezpłatne fakturowanie i księgowość przez internet
- Madar 7 - Internetowy system ERP
- Madar.mobi - Sprzedaż i magazyny on-line

Alicja Mazur