Jak wprowadzić towar na magazyn na postawie faktury pobranej z KSEF

Faktury zakupowe pobrane z KSEF, na bazie których asortyment wprowadzany jest na stan należy odpowiednio wprowadzić dokumentem PZ by zakup ten uzyskał numer KSEF.

W opcji Handel - Przyjęcie PZ należy kliknąć klawisz KSEF.

Wyświetlona zostaje lista pobranych z KSEF faktur, które nie zostały jeszcze zaksięgowane. Należy przy wybranej fakturze kliknąć strzałkę aby wczytać wybraną fakturę. Wcześniej należy odpowiednio skonfigurować program i pobrać faktury z KSEF - jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś zapoznaj się z postem - Jak wygenerować token, wprowadzić go do programu Madar i pobrać faktury z KSEF

Po wybraniu faktury zakupowej następuje powrót do formatki wprowadzania PZ gdzie po prawej stronie jest jej podgląd, a po lewej wypełnia się poszczególne wiersze. (UWAGA! Podgląd faktury zakupowej jest dostępny tylko w Madar7 w chmurze - w wersji instalowanej podgląd nie jest wyświetlany). Tak podpięta faktura zakupowa poprzez klawisz KSEF spowoduje, że PZ będzie miał przypisany numer KSEF (który z kolei wykazywany jest m.in. w JPK VAT).

Tematy powiązane:
Jak wygenerować i wprowadzić token do programu, jak pobierać faktury zakupowe do programu Madar
Jak zaksięgować pobrane z KSEF faktury do programu Madar
Jak wystawić i wysłać fakturę do KSEF

Jak zaakceptować do księgowania pobrane z KSEF faktury - poradnik dla klientów biur rachunkowych

Otrzymaliśmy od jednego z naszych zaprzyjaźnionych biur rachunkowych, wykonany poradnik odnośnie sposobu akceptacji przez klientów biura rachunkowego, faktur zakupowych pobieranych do Madara. Madar7 w chmurze umożliwia współpracę biura rachunkowego z klientem bezpośrednio przez system. Ponieważ sami lepiej byśmy tego nie opisali 😁, to za zgodą zaprzyjaźnionego biura, poniżej publikujemy ten poradnik. Jest to najbardziej zalecany przez nas sposób współpracy z klientem.

W tym miejscu dziękujemy naszemu klientowi Biuro Rachunkowe ROK za przesłanie do nas poniższego poradnika. Jednocześnie rekomendując usługi biura wszystkim poszukującym biura rachunkowego i chcącym pracować na Madarze, szczególnie z Nysy i okolic ☺

Jak zaakceptować faktury pobrane z Ksef do księgowania, począwszy od faktur za luty 2026

Aby nasze biuro mogło zaksięgować faktury musimy wiedzieć, że:

- są to Państwa faktury zakupu lub sprzedaży,

- mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą,  

- nie są to zakupy prywatne,

- nie są to faktury fejkowe lub pomyłkowo wystawione na Państwa firmę.

W programie Madar będą Państwo mogli do każdej faktury dokonać jej akceptacji lub odrzucenia. Ostatecznym terminem na zatwierdzenie faktur jest 7 dzień następnego m-ca za m-c poprzedni. Oczywiście można to robić na bieżąco, raz dziennie, raz w tygodniu lub raz m-cu.  Brak akceptacji faktur oznacza, że nie będą one księgowane przez nasze biuro.

Jak to zrobić?

Logujemy się na swoje konto programie Madar7 i wchodzimy w zakładkę KSEF

Następnie po lewej stronie klikamy w ikonkę  lub klikamy w klawisz AKCEPTACJA (po prawej stronie).

Ukazuje się nam wizualizacja faktury, sprawdzamy jej dane czy wszystko się zgadza. Następnie oznaczamy AKCEPTACJA lub ODRZUCENIE, następnie ZAPISZ.

 Po dokonaniu wyboru AKCEPTACJA lub ODRZUCENIE na liście faktur:

-  faktura zaakceptowana do księgowania będzie oznaczona 

-  faktura odrzucona zostanie przekreślona i nie zostanie zaksięgowana.

Tak w dobie Ksef będzie wyglądało dostarczanie faktur do biura. Oczywiście nie wszystkie faktury w 2026 będą w Ksefie, te otrzymane na maila lub papierowo dostarczamy poprzez wgranie ich do Kancelarii programu Madar7. Wgrywamy tylko te faktury które nie są Ksef.

Oczywiście zachęcamy do odwiedzania swojego Panelu klienta w programie Madar7 częściej, chociażby po to, aby sprawdzić jakie faktury weszły do Ksef, co mam zapłacić i do kiedy. Mogą też Państwo sprawdzać te dane w samym Ksef, logując się na swoje konto lub poprzez Aplikcje Ksef na telefon (bardzo wygodna).

Tematy powiązane:
Jak wygenerować i wprowadzić token do programu, jak pobierać faktury zakupowe do programu Madar
Jak zaksięgować pobrane z KSEF faktury do programu Madar
Jak wystawić i wysłać fakturę do KSEF

Jak zaksięgować pobrane z KSEF faktury do programu Madar [video]

 Dziś zachęcamy do obejrzenia samouczka video o księgowaniu faktur pobranych z KSEF do programu Madar.

Tematy powiązane

KSEF Jak wygenerować token i gdzie wprowadzić go do programu Madar?

KSEF Jak pobrać faktury zakupowe do programu Madar

KSEF Jak wysłać fakturę z programu Madar

Nowy JPK V7M(3) i nowe oznaczenia związane z KSEF

W programach Madar pojawiła się już nowa wersja pliku JPK V7M w wersji 3. Jednolity Plik Kontrolny  VAT w nowej wersji po raz pierwszy składany jest w marcu 2026 za miesiąc luty. 

To co wprowadza nowa wersja to oznaczenia związane z KSEF. Każdy dokument wykazany w JPK VAT musi być odpowiednio oznaczony. Dokumenty muszą posiadać jeden z następujących znaczników:

• Numer KSEF - pole uzupełnia się, gdy na dzień złożenia JPK_VAT faktura ma nadany numer KSeF.
• BFK - oznaczenie dotyczy faktury (np. elektroniczna, papierowa), która została wystawiona poza KSeF np. faktura na rzecz konsumenta lub wystawiona przed obowiązkiem fakturowania za pośrednictwem KSEF lub w przypadku wystąpienia awarii całkowitej.
• DI - oznaczenie dowodów innych niż faktura, dla której istnieje obowiązek wystawienia za pośrednictwem KSEF. Będą to dokumenty nieobjęte oznaczeniami OFF i BFK oraz faktury wystawione w trybie offline24 oraz w trakcie niedostępności systemu, które na dzień przesłania ewidencji nie posiadają nadanego numeru identyfikującego tę fakturę w KSEF.
• OFF - oznaczenie dotyczy faktury wystawionej w trybie awarii KSeF - na dzień złożenia ewidencji faktura nie ma jeszcze nadanego numeru KSEF.

Generowanie JPK V7M za luty 2026

Aby wygenerować poprawny plik JPK VAT za luty w module Deklaracje przy dopisywaniu należy po kliknięciu w wybierz dokument - AKTUALNE wybrać wariant v7m_3. Jeśli w Twoim programie w AKTUALNYCH nadal widnieje wariant v7m_2, to w przypadku programów stacjonarnych należy wykonać jego aktualizację do najnowszej wersji. W przypadku programów w chmurze, aktualizacja zostanie wykonana w ciągu najbliższych dni (zależnie od serwera). 

Po dopisaniu części deklaracyjnej w wariancie v7m_3 generujemy plik JPK, tak samo jak dotychczas.

Faktury sprzedaży a numer KSEF w JPK V7M 

Przed wykonaniem pliku JPK należy dokonać tzw. rejestracji KSEF. Jeśli faktury wystawiane są z modułu Księgowość należy wejść w Rejestry VAT i z górnego menu wybrać operacje - rejestracja KSEF. Jeśli faktury wystawiane są z modułu Magazyn należy nadjechać myszką nad klawisz Sprzedaż rozwinie się menu gdzie należy kliknąć dekretacja a następnie zmiana statusu - rejestracja KSEF. Po wykonanej rejestracji można wygenerować poprawny JPK.

Jak sprawdzić jakie oznaczenia posiadają dokumenty, które wejdą do pliku JPK

Wyżej opisane oznaczenia jak numer KSEF, BFK, DI, OFF można sprawdzić na wydruku rejestru VAT (Księgowość - Rejestry VAT - wydruk rejestru).

Jak nadać / poprawić oznaczenia dokumentów

Jeżeli dany dokument jest błędnie oznaczony np. ma nadany numer KSEF ale także oznaczenie BFK to należy edytować dokument w rejestrze VAT i poprawić jego oznaczenie. 

Numer KSEF (bez oznaczenia BFK)

Dokument sprzedaży/zakupu posiada numer KSEF i  nie jest oznaczony BFK jeśli w Rejestrze VAT na 

zakładce rozksięgowanie automatyczne ma "podpięty" w polu KSEF dokument pobrany z KSEF oraz na zakładce uwagi jest oznaczony jako 

☑ KSEF send

☑ KSEF status

 

BFK

Dokument sprzedaży/zakupu jest oznaczony BFK jeśli w Rejestrze VAT na zakładce uwagi NIE jest oznaczony jako 

☐ KSEF send

☐ KSEF status

OFF

Dokument sprzedaży/zakupu jest oznaczony OFF jeśli w Rejestrze VAT na zakładce uwagi jest oznaczony jako 

☑ KSEF offline

DI

Oznaczenie DI jest nadawane automatycznie przez program w przypadku utargów z kasy fiskalnej, wprowadzonych w Rejestrze VAT w rejestrze sprzedaż utargi DET, a także korekt opodatkowania (ulga na złe długi) wprowadzonych w rejestrze korekta opodatkowania REK. 

Jak wystawić i wysłać fakturę do KSEF

 Zachęcamy do zapoznania z nowym materiałem video w serwisie YouTube - jak wystawić i wysłać fakturę do KSEF.

KSEF - nowe kursy video

 Zachęcamy do obejrzenia nowych, opublikowanych na YouTube dwóch kursów w postaci video. Wkrótce opublikujemy kolejne.

KSEF Jak wygenerować token i gdzie wprowadzić go do programu Madar

KSEF Jak pobrać faktury zakupowe do programu Madar

W najbliższych dniach opublikujemy m.in. filmy jak łatwo zaksięgować faktury zakupowe pobrane z KSEF oraz jak wysłać fakturę do KSEF. 

Korzystając z okazji zapraszamy na nasz kanał w serwisie YouTube - @Madar7wchmurze

KSEF - token dla środowiska produkcyjnego i garść nowych informacji

 W programach Madar można już wprowadzać token dla środowiska produkcyjnego KSeF (czyli udostępnionego przez Ministerstwo od 1 lutego 2026 roku).

Token dla środowiska produkcyjnego wprowadza się w tym samym miejscu co pozostałe tokeny czyli Administracja - konfiguracja - deklaracje.

W polu KSEFToken PRODUKCJA należy wprowadzić token wygenerowany na ministerialnej stronie  Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU)

Wprowadzenie i generowanie tokenów do wersji przedsprodukcyjnej i testowej opisywaliśmy w tym poście

Garść nowych informacji odnośnie integracji w KSEF

Środowisko produkcyjne będzie uruchomione przez Ministerstwo od 1 lutego 2026 roku - wtedy będzie miał zastosowanie token produkcyjny do odbioru i wysyłki faktur.

Faktury elektroniczne z KSEF będą odbierać się i wysyłać do KSEF automatycznie, średnio raz na godzinę.

Obecnie pracujemy nad mechanizmem akceptacji faktur otrzymanych z KSEF co będzie miało szczególne znaczenia dla biur rachunkowych i ich klientów. Klient będzie mógł przez moduł faktur elektronicznych oznaczyć fakturę czy ją akceptuje (do księgowania) czy odmawia (nie powinna być księgowana).

Wprowadzone zostały komunikaty, które mogą pojawiać się podczas wystawiania faktur w zakresie niektórych informacji, które są wymagane przez KSEF, a których użytkownik nie uzupełnił lub uzupełnił je błędnie. Przykładem jest wprowadzenie w konfiguracji w polu KRS innych znaków niż dziecięciocyfrowy numer KRS - np. niedopuszczalne jest już wprowadzenie w tym polu "KRS: 0000012345" zamiast "0000012345".

O kolejnych nowościach czy zmianach w zakresie KSEF będziemy informować na bieżąco

Tematy powiązane

Odbieranie faktur w Madarze wystawionych w KSEF i ich księgowanie

Integracja KSEF z Madarem - gdzie wprowadzić token