KSEF - nowe kursy video

 Zachęcamy do obejrzenia nowych, opublikowanych na YouTube dwóch kursów w postaci video. Wkrótce opublikujemy kolejne.

KSEF Jak wygenerować token i gdzie wprowadzić go do programu Madar

KSEF Jak pobrać faktury zakupowe do programu Madar

W najbliższych dniach opublikujemy m.in. filmy jak łatwo zaksięgować faktury zakupowe pobrane z KSEF oraz jak wysłać fakturę do KSEF. 

Korzystając z okazji zapraszamy na nasz kanał w serwisie YouTube - @Madar7wchmurze

KSEF - token dla środowiska produkcyjnego i garść nowych informacji

 W programach Madar można już wprowadzać token dla środowiska produkcyjnego KSeF (czyli udostępnionego przez Ministerstwo od 1 lutego 2026 roku).

Token dla środowiska produkcyjnego wprowadza się w tym samym miejscu co pozostałe tokeny czyli Administracja - konfiguracja - deklaracje.

W polu KSEFToken PRODUKCJA należy wprowadzić token wygenerowany na ministerialnej stronie  Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU)

Wprowadzenie i generowanie tokenów do wersji przedsprodukcyjnej i testowej opisywaliśmy w tym poście

Garść nowych informacji odnośnie integracji w KSEF

Środowisko produkcyjne będzie uruchomione przez Ministerstwo od 1 lutego 2026 roku - wtedy będzie miał zastosowanie token produkcyjny do odbioru i wysyłki faktur.

Faktury elektroniczne z KSEF będą odbierać się i wysyłać do KSEF automatycznie, średnio raz na godzinę.

Obecnie pracujemy nad mechanizmem akceptacji faktur otrzymanych z KSEF co będzie miało szczególne znaczenia dla biur rachunkowych i ich klientów. Klient będzie mógł przez moduł faktur elektronicznych oznaczyć fakturę czy ją akceptuje (do księgowania) czy odmawia (nie powinna być księgowana).

Wprowadzone zostały komunikaty, które mogą pojawiać się podczas wystawiania faktur w zakresie niektórych informacji, które są wymagane przez KSEF, a których użytkownik nie uzupełnił lub uzupełnił je błędnie. Przykładem jest wprowadzenie w konfiguracji w polu KRS innych znaków niż dziecięciocyfrowy numer KRS - np. niedopuszczalne jest już wprowadzenie w tym polu "KRS: 0000012345" zamiast "0000012345".

O kolejnych nowościach czy zmianach w zakresie KSEF będziemy informować na bieżąco

Tematy powiązane

Odbieranie faktur w Madarze wystawionych w KSEF i ich księgowanie

Integracja KSEF z Madarem - gdzie wprowadzić token

Odbieranie faktur w Madarze wystawionych w KSEF i ich księgowanie

W dzisiejszym poście prezentujemy sposób postępowania z fakturami zakupowymi, które mają być pobierane z KSEF.

Dostęp do faktur zakupowych z KSeF przez program Madar

Podobnie jak w przypadku faktur sprzedażowych również faktury zakupowe będą pobierane przez moduł faktur elektronicznych.

• W programie Madar7 w chmurze moduł faktur elektronicznych dostępny jest w opcji Sekretariat - faktury elektroniczne. 
• W programie KPR Madar w chmurze tymczasowo dostęp do modułu faktur elektronicznych jest w opcji JPK - KSEF
• 
  W stacjonarnych, instalowanych programach dostęp do faktur elektronicznych jest poprzez ikonę
  E-FAKTURY KSEF dostępną w Madar7 w module ewidencje a w programie KPR Madar 4.0 w module dokumenty. 

Pobranie faktur zakupowych z KSEF do Madara

Aby możliwe było pobranie z KSEF do Madara faktur zakupowych musi być (podobnie jak przy fakturach sprzedażowych) wprowadzony w konfiguracji token (pisaliśmy o tym w poście Integracja KSEF z Madarem - gdzie wprowadzić token ).

Faktury zakupowe z KSEF są pobierane do modułu faktur elektronicznych. W fakturach elektronicznych na ten moment możliwe jest pobranie faktur wystawionych na środowisku testowym w opcji KSEF - test:lista faktur otrzymanych oraz wystawionych na środowisku przedprodukcyjnym (demo) w opcji KSEF - demo:lista faktur otrzymanych. 

Firma Madar Sp. z o.o. wszystkie styczniowe faktury za usługę Madar7 w chmurze wysłała (dodatkowo) wszystkim klientom na środowisko przedprodukcyjne (demo), stąd zachęcamy wszystkich klientów do próby pobrania naszej faktury ze środowiska przedprodukcyjnego (by móc sprawdzić działanie tego mechanizmu).

W prawym, górnym rogu ekranu znajdują się filtry - możliwe jest np. ustawienie filtru na zakupy, po ustawieniu, którego widoczne są tylko faktury zakupowe pobrane z KSEF. 

Wizualizację pobranej faktury można uzyskać poprzez jej zaznaczenie i wybranie z górnego menu opcji podgląd - KSEF.

Księgowanie faktur zakupowych pobranych z KSEF

Księgowanie faktur zakupowych pobranych z KSEF odbywa się prawie tak samo jak dotychczas poprzez Rejestry VAT. 

Wchodząc do opcji Księgowość - Rejestry VAT - dopisz można kliknąć w klawisz KSEF, który umożliwia wczytanie faktury do księgowania.

Na wyświetlonym ekranie faktury elektroniczne znajduje się lista faktur zakupowych, które zostały pobrane z KSEF i nie zostały zaksięgowane. Fakturę do księgowania można wybrać z listy np. ikoną strzałki po lewej stronie. 

Po wczytaniu wybranej faktury część pól zostanie wypełniona automatycznie, dodatkowo z prawej strony wyświetlona zostanie wizualizacja księgowanego dokumentu. Użytkownik dokonuje uzupełnień i zmian i klika klawisz zatwierdź aby dokument zaksięgować.

Tematy powiązane

Jak wysłać wystawioną fakturę do KSEF?

Integracja KSEF z Madarem - gdzie wprowadzić token

Jak wysłać wystawioną fakturę do KSEF?

Wysyłanie wystawionych w Madarze faktur do KSEF opiera się, na ten moment, o wprowadzony w konfiguracji token (więcej - Integracja KSEF z Madarem - gdzie wprowadzić token ).

Wystawiane w Madarze faktury sprzedaży trafiają do modułu Faktury elektroniczne skąd następnie wykonuje się ich wysyłkę - aby faktury automatycznie zapisywały się w module Faktury elektroniczne musi być w Konfiguracji zaznaczony przełącznik [V]faktury do KSEF (więcej - Konfiguracja faktur elektronicznych pod kątem KSEF).

Jeśli użytkownik ma wprowadzony w Konfiguracji token i zaznaczony przełącznik [V]faktury do KSEF to wówczas może przeprowadzić cały proces od wystawienia faktury po jej wysyłkę do KSEF.

Wystawienie faktury

Fakturę, która ma być wysłana do KSEF wystawia się tak samo jak wszystkie inne wystawiane dotychczas faktury (w samym procesie wystawiania dokumentu sprzedaży nic się nie zmieniło). Faktury wystawiane zarówno z modułu Księgowość jak i Handel. 

Wysyłka faktury

Wystawiona faktura z uzupełnioną konfiguracją automatycznie zapisuje się w module Sekretariat - Faktury elektroniczne. 

W module Faktury elektroniczne, przed wysyłką należy kliknąć KSEF - demo:pozyskanie refreshToken  - jest to taki specjalny tygodniowy token, potrzebny do wysyłki faktury (generowany jest z tokena wprowadzonego w konfiguracji). Na ten moment należy pozyskiwać refreshToken raz w tygodniu (w przyszłości będzie działo się to automatycznie).

Po pozyskaniu refreshTokena możemy przystąpić do wysyłki faktury do KSEF - w tym celu zaznaczamy wybraną fakturę, którą chcemy wysłać do wersji przedprodukcyjnej KSEF i klikamy KSEF - demo: wyślij fakturę.

Prawidłowo wysłana faktura powinna być widoczna w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.

Dostęp do KSEF dla osoby prawnej, ZAW-FA i co dalej?

W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, które są podatnikami VAT, system KSeF automatycznie przypisuje im tzw. uprawnienia właścicielskie. To oznacza, że taka osoba nie musi nic zgłaszać ani o nic wnioskować, aby korzystać z KSeF jako właściciel. Osoba fizyczna (podatnik) posiadający NIP ma dostęp do KSeF automatycznie.

Problem pojawia się w przypadku osób prawnych jak sp. z o.o. - w jaki sposób wówczas zalogować się do KSEF? Jeśli firma (np. spółka) posiada kwalifikowaną pieczęć z NIP (nie mylić z kwalifikowanym podpisem elektronicznym), może korzystać z KSeF na podstawie domyślnych uprawnień właścicielskich — bez zgłoszeń w US. Gdy pieczęci nie posiada, firma składa zgłosznie ZAW-FA, wskazując osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF. Ta osoba może potem nadawać kolejne uprawnienia już elektronicznie w KSeF.

Zgodnie z informacjami publikowanymi przez Ministerstwo - uprawnienia działają po wprowadzeniu do systemu:

• przy zgłoszeniu elektronicznym — zwykle od razu po przetworzeniu,
• przy zgłoszeniu przez ZAW-FA — urząd skarbowy najpierw zweryfikuje dokument i wprowadzi uprawnienia, a zgłaszający dostanie e-mail z potwierdzeniem.

Na zgłoszeniu ZAW-FA wskazuje się osobę fizyczną, która będzie miała dostęp do KSEF w imieniu osoby prawnej (spółki). Ta osoba fizyczna może się następnie zalogować do systemu KSEF w imieniu spółki np. poprzez swój profil zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny. Po zalogowaniu, ta osoba, już w module uprawnień systemu KSEF tworzy uprawnienia dla innych osób w spółce, które mają  mieć dostęp do KSEF.

UWAGA! Po pierwszym zalogowaniu do KSEF do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 osoba zgłoszona na ZAW-FA zobaczy w menu wyłącznie pozycje związane z uprawnieniami. Aby mieć dostęp do faktur musi sama sobie nadać  do nich uprawnienie i dopiero po nadaniu takich uprawnień i ponownym zalogowaniu się zobaczy w menu opcję Faktury.

Tematy powiązane
Jak "dostać się" do wersji przedprodukcyjnej KSEF

Integracja KSEF z Madarem - gdzie wprowadzić token

 W aktualnych wersjach programów Madar można już testować integrację Madara z KSEF. Możliwe jest zarówno wykonanie testów integracyjnych w wersji TESTOWEJ jak i PRZEDPRODUKCYJNEJ (DEMO).

Na ten moment komunikacja pomiędzy Madar a KSEF odbywa się wyłącznie za pomocą tokenów. Token należy wygenerować w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 - o tym jak dostać się zarówno do wersji testowej jak i przedprodukcyjnej pisaliśmy w poście Jak "dostać się" do wersji przedprodukcyjnej KSEF

Jak wygenerować token w KSEF

Po zalogowaniu się do odpowiedniej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 (testowej lub przedprodukcyjnej) należy utworzyć token. W menu wybieramy Tokeny - Generuj token, następnie podajemy nazwę tokena i wybieramy odpowiednie uprawnienia - całość kończymy klawiszem Generuj token.

Na kolejnym ekranie należy kliknąć odśwież - zostanie wyświetlony wygenerowany token, który należy skopiować - służy do tego opcja Kopiuj

Gdzie wkleić token KSEF w programie Madar

Skopiowany token należy wkleić w programie Madar w opcji Administracja - konfiguracja zakładka Deklaracje. U dołu znajdują się dwa pola:

• KSEFToken TEST - w tym polu należy wkleić token wygenerowany w wersji TESTOWEJ,
• KSEFToken DEMO - w tym polu należy wkleić token wygenerowany w wersji PRZEDPRODUKCYJNEJ (DEMO).

Wprowadzenie tokena należy zakończyć klawiszem zapisz a następnie się przelogować.

W module Faktury elektroniczne, przed wysyłką lub odebraniem faktur należy kliknąć KSEF - demo:pozyskanie refreshToken  - jest to taki specjalny tygodniowy token, potrzebny do wysyłki faktury (generowany jest z tokena wprowadzonego w konfiguracji). Na ten moment należy pozyskiwać refreshToken raz w tygodniu (w przyszłości będzie działo się to automatycznie).

Tematy powiązane

Jak "dostać się" do wersji przedprodukcyjnej KSEF

Konfiguracja faktur elektronicznych pod kątem KSEF

KSeF - postępy w pracach

Jak "dostać się" do wersji przedprodukcyjnej KSEF

Jakiś czas temu Ministerstwo Finansów udostępniło dwa bezpłatne narzędzia, które pomogą oswoić się z KSEF:

• Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 - wersja testowa
• Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 - wersja przedprodukcyjna (Demo)

Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 to oferowane przez resort finansów bezpłatne oprogramowanie do wystawiania i otrzymywania faktur zgodnych z systemem KSeF 2.0.

Wersja testowa tego oprogramowania pozwala na zalogowanie się do programu bez realnych danych uwierzytelniających - należy wprowadzać tam FIKCYJNE DANE ponieważ są one widoczne dla wszystkich! Wersja tesowa

Wersja przedprodukcyjna daje możliwość wystawiania i otrzymywania faktur w warunkach zbliżonych do tych, które będą dostępne od 1 lutego 2026 r. Do środowiska przedprodukcyjnego można zalogować się za pomocą prawdziwych danych uwierzytelniających. Wystawianie faktur na środowisku przedprodukcyjnym nie niesie ze sobą skutków podatkowych. Wersja przedprodukcyjna

Jak zalogować się do wersji przedprodukcyjnej (demo) KSEF

Aby zalogować się do wersji przedprodukcyjnej KSEF należy wejść na stronę https://ap-demo.ksef.mf.gov.pl/web/ - wyświetlony zostanie panel logowania.

Na wyświetlonym ekranie klikamy Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur. W następnym kroku wybieramy sposób logowania.

Najpopularniejszymi metodami logowania będą:

• profil zaufany
• kwalifikowany podpis elektroniczny
• kwalifikowana pieczęć elektroniczna - jest to nowe rozwiązanie zbliżone do kwalifikowanego podpisu elektronicznego przy czym podpis elektroniczny identyfikuje osobę natomiast pieczęć elektroniczna identyfikuje firmę, czyli w przypadku pieczęci potwierdzamy dokument jako firma (w przypadku podpisu potwierdzamy dokument jako osoba np.  uprawniona do reprezentacji). Ceny pieczęci elektronicznych są wielokrotnie droższe, niż podpisów elektronicznych i kosztują średnio 1400 netto na rok!

Po wyborze sposobu logowania - czy to profilem zaufanym czy certyfikatem kwalifikowanym musimy podać kontekst logowania czyli w praktyce NIP firmy, do której chcemy się zalogować.

Zależnie od wybranej metody logowania - profil zaufany czy certyfikat kwalifikowany - kolejne kroki wyglądają nieco odmiennie.

Logowanie profilem zaufanym

Wyświetlony zostaje ekran, na którym jesteśmy proszeni o podpisanie dokumentu żądania do uwierzytelnienia do systemu KSeF.

Po kliknięciu w klawisz Podpisz zostaniemy przekierowani do wyboru metody podpisu Profilem Zaufanym i dalej postępujemy analogicznie jak przy każdej, innej weryfikacji Profilem Zaufanym.

Logowanie certyfikatem kwalifikowanym (podpis, pieczęć)

Wyświetlony zostaje ekran, na którym jesteśmy proszeni o potwierdzenie, że nasz certyfikat zawiera PESEL lub NIP.

Po kliknięciu dalej zostaje wyświetlony ekran, na którym należy kliknąć klawisz Pobierz żądanie autoryzacyjne.

Po kliknięciu w Pobierz żądanie autoryzacyjne pobierze się w przeglądarce plik o nazwie authv2_RRRRMMDDXXXXX.xml - jeśli nie pobierze się samodzielnie można również kliknąć w klawisz Pobierz żądanie autoryzacyjne.

Tak pobrany plik należy następnie podpisać kwalifikowanym certyfikatem elektronicznym w zewnętrznym oprogramowaniu do podpisywania dokumentów. Podpisany plik należy następnie wgrać poprzez kliknięcie w klawisz Dodaj plik.

Po wgraniu pliku - jeśli jest on poprawny i poprawnie podpisany powinniśmy zobaczyć jego nazwę na ekranie bez błędów - wówczas klikamy klawisz Dalej co spowoduje zalogowanie do aplikacji KSEF. 

Pulpit roboczy po zalogowaniu do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0

Po poprawnym zalogowaniu powinniśmy zobaczyć poniższy pulpit roboczy.

W kolejnych postach opiszemy m.in. co zrobić jeśli w menu nie ma opcji Faktury, jak wygenerować token i wprowadzić go do programów Madar. Zachęcamy do śledzenia naszego bloga.