Portal pracowniczy - nowe możliwości!

 W tym wpisie chcemy wszystkim użytkownikom systemu przybliżyć idee Portalu Pracownicznego, który jest dostępny w ramach usługi Madar7 w chmurze.

Portal pracowniczy to witryna internetowa, na której pracownik może się zalogować do swojego profilu aby sprawdzić informacje o swoim stosunku pracy. W Portalu Pracowniczym możliwe jest:

• sprawdzenie wykorzystanego i przysługującego urlop bieżącego i zaległego,
• sprawdzenie wykorzystania w danym roku chorobowego i opieki na dziecko,
• podejrzenie stawki wynagrodzenia,
• sprawdzenie daty końca umowy o pracę,
• złożenie wniosek urlopowego,
• wygenerowanie druku RMUA,
• pobranie ostatniej, wystawionej deklaracji PIT11,
• sprawdzenie naliczonych pensji,
• podejrzenie swoich absencji.

Pracownik po zalogowaniu do Portalu Pracowniczego zobaczy poniższy ekran.

Aby umożliwić pracownikowi dostęp do Portalu Pracowniczego należy wejść do opcji Kadry-Płace - PRACOWNICY edytować pracownika i wpisać jego adres e-mail w polu EMAIL. Następnie na liście pracowników zaznaczyć pracownika i w górnym menu kliknąć zaproszenie do portalu. Pracownik otrzyma maila z zaproszeniem do Portalu Pracowniczego wraz z instrukcją logowania i uzyskania hasła.

Pracownik loguje się pod tym samym adresem co użytkownik usługi Madar7 w chmurze podając w polu użytkownik swój adres e-mail i wygenerowane hasło.

Najem prywatny w ewidencji ryczałtowej

Podatnik, który rozlicza się wg ewidencji ryczałtowej i równocześnie osiąga przychodu z najmu prywatnego powinien go w odpowiedni sposób ewidencjonować w Madarze.

W ewidencji ryczałtowej dopisując przychód z najmu prywatnego należy wprowadzić go z oznaczeniem rodzaj: najem prywatny

Taki oznaczenie spowoduje, że zostanie on oddzielnie wykazany na rachunku wyników a także taki przychód nie będzie pomniejszony o zapłacone składki na ubezpieczenie społeczne, od którego naliczane jest zobowiązanie podatkowe.

Jeżeli podatnik wystawia faktury za najem prywatny w Madarze to podczas jej wystawiania należy kliknąć klawisz uwagi zakładka księgowość pole rodzaj: najem 8,5% i wówczas takie oznaczenie będzie widniało zarówno w Rejestrach VAT jak i w ewidencji ryczałtowej.

Jeżeli natomiast faktury sprzedaży są tylko wprowadzane do Rejestrów VAT wówczas należy wybrać wariant najem 8,5% w polu rodzaj.

Tematy powiązane:

Jak czytać rachunek wyników z KPiR i Ryczałtu?

AI nowa funkcjonalność: jeden plik - wiele faktur

Program Madar7 w chmurze dzięki zaimplementowaniu technologii AI daje możliwość automatycznego rozpoznania i zaksięgowania faktury na podstawie wgranego pliku z fakturą. O tej nowej funkcjonalności pisaliśmy m.in. w poście Automatyczne rozpoznawanie i księgowanie faktur z wykorzystaniem AI

W ostatnim czasie do programu Madar7 w chmurze zaimplementowaliśmy nową funkcjonalność. Możliwe jest już wgranie jednego pliku PDF z większą ilością zeskanowanych faktur! Jest to szczególnie przydatne rozwiązanie dla biur rachunkowych, którym klienci przysyłają raz w miesiącu wszystkie zeskanowane faktury w jednym pliku.

Plik taki dodaje się do modułu Sekretariatu dokładnie w ten sam sposób co pojedyncze faktury tj. korzystając z opcji narzędzia - file collect lub korzystając z dedykowanej ikony. Na liście pojawi się rekord z wgranym plikiem.

Należy poczekać aż AI przetworzy wgrany plik.  Po jakimś czasie rekord z plikiem pierwotnym będzie miał wybranego kontrahenta dokument zbiorczy a poniżej wgranego pliku pojawią się poszczególne dokumenty "wyciągnięte" z tego pliku, w stanie nieprzetworzonym.

Należy odczekać aż AI przetworzy każdy z wyodrębnionych dokumentów.

Po przetworzeniu dokumentów możliwe jest ich zaksięgowanie.

Tematy powiązane

Automatyczne rozpoznawanie i księgowanie wyciągów bankowych z wykorzystaniem AI

Oswoić sztuczną inteligencję w codziennej pracy

Sztuczna inteligencja zwana też AI (z ang. artificial intelligence) to termin, który od wielu miesięcy przejawia się w każdym aspekcie naszego życia. Dla większości jest jak Yeti - wszyscy słyszeli - nikt nie widział. Z jednej strony, z serwisów informacyjnych docierają do nas pozytywne informacje w kontekście AI - np. o możliwościach wykorzystania w medycynie, z drugiej - jesteśmy straszeni wizją utraty pracy i  przejęciem przez AI większości obszarów naszego życia. Jedno jest pewne - sztuczna inteligencja faktycznie wkracza do otaczającej nas rzeczywistości dlatego warto zacząć korzystać z pozytywnych jej aspektów w codziennej pracy. Poniżej chciałbym przedstawić kilka rozwiązań opartych o sztuczną inteligencję, które mogą wspomóc nas w codziennej pracy. Poniżej przedstawiam wyłącznie darmowe, proste w obsłudze narzędzia, które nie wymagają od użytkownika żadnej wiedzy specjalistycznej.

Wyszukiwanie informacji - ChatGPT

Narzędzie dzięki któremu tak na prawdę zrobiło się głośno o sztucznej inteligencji to ChatGPT. Dzięki chatowi możemy zadawać pytania, a sztuczna inteligencja będzie nam odpowiadać - tak jakbyśmy prowadzili rozmowę z człowiekiem. ChataGPT możemy zapytać o wszystko (choć nie na wszystko odpowie) - ale jest to świetne źródło pozyskiwania wiedzy - szybkie i nie wymagające pracochłonnego wyszukiwania informacji. 

ChatGPT posiada jedną istotną przewagę nad wyszukiwarkami - potrafi on udzielić konkretnej odpowiedzi na zadany problem  - wyszukiwarka internetowa wyświetla jedynie wyniki dopasowane do słów kluczowych. 

I tak dla przykładu - poszukuję filmów, w których pojawiły się żaby. 

Wpisałem w najpopularniejszej wyszukiwarce internetowej Google polecenie "Wymień mi wszystkie filmy z żabami." - otrzymałem szereg wyników z czego na pierwszej podstronie otrzymałem praktycznie same odnośniki do bajek w serwisie YouTube. 

To samo polecenie zadałem ChatGPT "Wymień mi wszystkie filmy z żabami." - otrzymałem prawie natychmiastowo odpowiedź "Filmy z żabami (...) od animacji po filmy fabularne. Oto lista popularnych filmów, które zawierają żaby w swoich fabułach:..." i w tym miejscu ChatGPT wymienił mi 12 filmów wraz z ich krótkim opisem (z których najstarszy był z 1943 roku a najnowszy z 2013 roku). 

Listę 12 filmów z tak specyficznymi bohaterami poznałem w kilkanaście sekund - przy użyciu klasycznej wyszukiwarki prawdopodobnie zajęłoby mi to od kilkudziesięciu minut do nawet kilku godzin i wiązało się z przeczytaniem dużej liczby opracowań. 

ChataGPT warto więc wykorzystać w codziennej pracy - szczególnie we wdrażaniu się w jakiś temat - przykładowo zadająć ChatowiGPT pytanie "Czy i jaką ewidencję muszę prowadzić w firmie w związku z ochroną środowiska?" - otrzymamy dziesięć rodzajów ewidencji wraz informacjami kto podlega obowiązkowi, jaka jest podstawa prawna i wymogi. 

Zachęcam do spróbowania zadania pytań samodzielnie, przykładowo  na stronie https://chatgpt.com/

Tworzenie grafiki bez żadnej znajomości narzędzi graficznych i talentu

Obecnie w Internecie można znaleźć szereg narzędzi opartych o sztuczną inteligencję do tworzenia grafiki. Wystarczy słownie opisać co chcemy zobaczyć na zdjęciu lub obrazku i program w kilka chwil wygeneruje propozycje pasujących obrazków.  Na poniższej ilustracji przedstawiam cztery grafiki, które wygenerowała sztuczna inteligencja oraz pod każdą z nich opis podany przeze mnie.

Generowanie obrazów z wykorzystaniem AI pozwoli w prosty sposób wygenerować grafikę, którą można następnie użyć do ozdobienia firmowego bloga, fanpage'a czy strony internetowej. Jesteśmy w stanie bez żadnych kosztów pozyskać obraz dokładnie taki jak potrzebujemy, użyć go komercyjnie bez obawy o prawa autorskie. Wygenerowanie grafiki zaoszczędzi nam czas i pieniądze na poszukiwanie grafika - co może być kłopotliwe np. dla mikroprzedsiębiorcy - z AI możemy sami "zaprojektować" np. logo firmy. Poprosiłem AI o wygenerowanie "logo firmy zawierające kaktusa" i po chwili otrzymałem cztery poniższe propozycje. 

Zachęcam czytających do prób wygenerowania własnych obrazów. Można do tego wykorzystać np narzędzie Microsoftu - https://designer.microsoft.com

Analogicznie możliwe jest także tworzenie filmów - opisujemy scenkę, a AI w oparciu o ten opis wygeneruje film. Poniżej przykład filmiku, który wygenerowała sztuczna inteligencja w oparciu o mój opis - "kobieta, księgowa siedzi przed komputerem w biurze, otoczona monitorami". Do wygenerowania tej krótkiej scenki użyłem platformy https://vivago.ai

Generowanie i modyfikacja tekstów, pism, ich tłumaczenie 

Sztuczną inteligencję możemy wykorzystać do wszelkiego rodzaju pracy z tekstem - możemy wygenerować treść maila do kontrahenta, odpowiedź na pismo, tekst na firmowego bloga czy fanpage'a. 

Przykładowo - podałem sztucznej inteligencji polecenie o następującej treści "Napisz treść odpowiedzi na reklamację dotyczącą wadliwego produktu. Treść z przeprosinami." Otrzymałem treść ze wskazówkami a do tego trzy przykłady pism - oto jeden z otrzymanych przykładów:

Szanowny Panie/Pani [Imię i nazwisko klienta],

Bardzo dziękujemy za zgłoszenie reklamacji dotyczącej [opis wadliwego produktu]. Zdajemy sobie sprawę, że napotkana przez Pana/Panią sytuacja jest niezwykle frustrująca i przynosi wiele niedogodności.

Przepraszamy za wszelkie niedogodności, które powstały w związku z wadliwym produktem. Zrozumieliśmy dokładnie opisany przez Pana/Panią problem i podjęliśmy już niezbędne kroki.

[Opis podjętych działań, np. "Został już przygotowany nowy produkt, który zostanie do Pana/Pani wysłany niezwłocznie."]

Prosimy o przyjęcie naszych szczerych przeprosin. Jesteśmy przekonani, że dostarczony przez nas produkt spełni Państwa oczekiwania.

Z poważaniem,

[Twoje imię i nazwisko] [Nazwa firmy]

Możliwa jest także modyfikacja tekstu pod kątem wydźwięku - np. bardziej formalny, humorystyczny, poważny, wesoły, złośliwy itd.

Poprosiłem AI o poprawienie kolokwialnie napisanego zdania "Jak byś przylazł wczoraj to byś dostał ciacho." Oto jaką odpowiedź otrzymałem:

Jasne, poprawmy ten tekst. Oto kilka propozycji:

Jeśli chcesz zachować nieco potoczny charakter, ale bardziej poprawnie gramatycznie:

• "Gdybyś przyszedł wczoraj, to dostałbyś ciasto."
• "Gdybyś wczoraj przyszedł, to miałbyś ciasto."

Jeśli chcesz bardziej formalną wersję:

• "Jeżeli przyszedłbyś wczoraj, otrzymałbyś ciasto."
• "Gdybyś wczoraj przybył, zostałbyś poczęstowany ciastem."

A może bardziej bezpośrednia forma:

• "Wczoraj mogłeś dostać ciasto, ale Cię nie było."

Wybór odpowiedniej wersji zależy od kontekstu:

• Do przyjaciela: Możesz użyć bardziej potocznej formy.
• W bardziej oficjalnej sytuacji: Lepiej wybrać wersję formalną.

Co myślisz o tych propozycjach? Która najbardziej Ci odpowiada?

Jeśli masz jakieś dodatkowe pytania lub chciałbyś, żebym poprawił inny tekst, śmiało pytaj!

Dzięki AI możemy więc w codziennej pracy zaoszczędzić wiele czasu na generowaniu, modyfikowaniu czy tłumaczeniu tekstów - ja do powyższych zadań wykorzystałem https://gemini.google.com

A co w Madarze w kontekście sztucznej inteligencji?

A w Madarze wciąż implementujemy nowe rozwiązania oparte o sztuczną inteligencje, które mają wspomóc użytkownika w jednych zadaniach i wyręczyć w innych. Z dostępnych już teraz rozwiązań możliwe jest:

• automatyczne księgowanie faktur z wgranego pliku - wystarczy wgrać plik z fakturą (fakturami) a AI samodzielnie go "przeczyta" i wprowadzi do księgowania - przeczytaj jak to działa!
• automatyczne rozpoznawanie i wiązanie (bilansowanie) wyciągów bankowych z fakturami - przeczytaj jak to działa!
• generowanie streszczenia rachunku wyników dla mikroprzedsiębiorcy, w formie niewymagającej znajomości zagadnień księgowych.

Usługi sztucznej inteligencji dostępne są w Madar7 w chmurze - klient, który chciałby z nich skorzystać po raz pierwszy musi tylko wystąpić do nas po token (wystarczy napisać maila).

Na koniec zachęcam do śledzenia naszej podstrony o AI, na której na bieżąco będziemy udostępniać informacje o kolejnych wprowadzanych funkcjach opartych na AI - http://madar.com.pl/aiwmadar7.html

Automatyczne rozliczanie wyciągów bankowych - dzięki AI już dostępne!

Jakiś czas temu udostępniliśmy wszystkim zainteresowanym klientom usługi Madar7 w chmurze możliwość skorzystania z zaimplementowanej sztucznej inteligencji. Zainteresowani klienci już korzystają z automatycznego rozpoznawania i księgowania faktur (więcej można przeczytać w poście NOWOŚĆ! AI w Madar7 w chmurze! Wspomoże a nawet wyręczy!)

Dziś przedstawiamy kolejne udogodnienie oparte na sztucznej inteligencji czyli automatyczne księgowanie wyciągów bankowych!

Coś na co nasi klienci czekali od bardzo dawna, a co bez technologi AI nie było wcześniej możliwe, to automatyczne wiązanie wpłat z dokumentami po wgraniu pliku z wyciągiem bankowym jest już dostępne!

Wystarczy wgrać do systemu plik z wyciągiem bankowym - może być format PDF! a nawet htm (banki spółdzielcze). Możliwe jest także wczytanie formatów standardowych (jak np. MT940).

Sztuczna inteligencja zaimplementowana w Madar7 w chmurze automatycznie powiąże poszczególne pozycje z wyciągu bankowego z dokumentami wprowadzonymi w Madarze (z fakturami kosztowymi, za które płacimy, z fakturami sprzedażowymi, za które płacą klienci). Nie ma już potrzeby ręcznego wprowadzania WB i następnie bilansowania WB z fakturą!

Kliknij i zobacz jak korzystać z nowej funkcjonalności automatycznego rozliczania wyciągów bankowych

Chcesz skorzystać z nowych możliwości, które oferuje AI?

Nowe rozwiązania są przez nas wdrażane stopniowo - obecnie uruchamiane są na życzenie klienta i nie wiążą się z dodatkowymi opłatami. Jeśli chcesz z nich skorzystać skontaktuj się z nami telefonicznie lub mailowo - wówczas uruchomimy je w Twojej chmurze!

NOWOŚĆ! AI w Madar7 w chmurze! Wspomoże a nawet wyręczy!

Z niekrytą ekscytacją pragniemy uchylić Wam rąbka tajemnicy nad rozwiązaniami, nad którymi od kilku miesięcy pracowaliśmy (i wciąż pracujemy). Do programu Madar7 w chmurze wkroczyła sztuczna inteligencja! Rozpoczyna ona nowy rozdział w historii naszego flagowego systemu! W pierwszym etapie w znaczący sposób usprawni ona pracę księgowych. Poniżej przedstawiamy pierwsze funkcje oparte na AI, z których zainteresowani klienci mogą JUŻ skorzystać!

Księgowanie faktur zakupowych nigdy nie było prostsze! Wystarczy wgrać do Madar7 w chmurze plik z fakturą zakupową - może to być faktura wygenerowana w formacie PDF, może być to skan faktury papierowej a nawet jej zdjęcie (w formacie *.jpg). Od tego momentu wystarczy chwilę poczekać a AI samo "przeczyta" wgrany plik i przygotuje go do księgowania! 

Sztuczna inteligencja w zakresie wprowadzonych faktur kosztowych samodzielnie rozpozna m.in. dane sprzedawcy, numer faktury, daty, kwoty, stawki a nawet treści dokumentów!

AI samodzielnie wypełni dokument do księgowania (łącznie z dekretami) a rola użytkownika sprowadzi się wyłącznie do kontroli merytorycznej przetworzonego dokumentu i jego zatwierdzenia w Rejestrze VAT!

Ustawienia w programie i sposób pracy krok po kroku został opisany w poście Automatyczne rozpoznawanie i księgowanie faktur z wykorzystaniem AI

Coś na co nasi klienci czekali od bardzo dawna, a co bez technologi AI nie było wcześniej możliwe, to automatyczne wiązanie wpłat z dokumentami po wgraniu pliku z wyciągiem bankowym - już dostępne!

Wystarczy wgrać do systemu plik z wyciągiem bankowym - może być format PDF! a nawet htm (banki spółdzielcze). Możliwe jest także wczytanie formatów standardowych (jak np. MT940).

Sztuczna inteligencja zaimplementowana w Madar7 w chmurze automatycznie powiąże poszczególne pozycje z wyciągu bankowego z dokumentami wprowadzonymi w Madarze (z fakturami kosztowymi, za które płacimy, z fakturami sprzedażowymi, za które płacą klienci). Nie ma już potrzeby ręcznego wprowadzania WB i następnie bilansowania WB z fakturą!

Implementacja modeli sztucznej inteligencji do oprogramowania Madar7 w chmurze to temat, nad którym będziemy się mocno skupiać w najbliżej przyszłości jako dostawca rozwiązań informatycznych dla biznesu. Na ten moment możemy uchylić jedynie rąbka tajemnicy na temat nowych rozwiązań opartych na AI. W najbliższym czasie będziemy rozbudowywać moduł Sekretariatu, który ma usprawnić a nawet wyręczyć użytkowników w wielu czynnościach biurowych - w szczególności rozważamy obsługę dokumentów, które wcześniej nie były specjalnie wspierane przez Madar jak np. kontrola faktur proforma od dostawców pod względem płatności i otrzymania faktury końcowej.

Chcesz skorzystać z nowych możliwości, które oferuje AI?

Nowe rozwiązania są przez nas wdrażane stopniowo - obecnie uruchamiane są na życzenie klienta i nie wiążą się z dodatkowymi opłatami. Jeśli chcesz z nich skorzystać skontaktuj się z nami telefonicznie lub mailowo - wówczas uruchomimy je w Twojej chmurze!

Wgrywanie faktur elektronicznych i ich księgowanie

Program Madar7 w chmurze daje możliwość ewidencjonowania faktur przychodzących (kosztowych) i szereg ułatwień w ich księgowaniu. Użytkownik, który posiada obraz faktury w pliku (np. PDF) może wgrać taką fakturę i przechowywać w module Sekretariat a następnie w prosty sposób przejść do jej księgowania. 

1. Rejestracja przychodzących faktur elektronicznych w module elektronicznego sekretariatu

Otrzymaną od dostawcy fakturę (czy to mailem, czy po pobraniu z odpowiedniego portalu) w formacie PDF można w prosty sposób załączyć do pisma w Kancelarii.

Jeżeli takie pismo z załączoną fakturą będzie miało na zakładce parametry wybrane z rozwijalnej listy oznaczenie rejestr FK to będzie je w prosty sposób można przenieść do księgowania do Rejestrów VAT.

2. Bezpośrednie księgowanie zarejestrowanej faktury kosztowej

Po dopisaniu faktury elektronicznej i jej podpięciu w załączniku możliwe jest bezpośrednie przejście do księgowania kosztu, które automatycznie wczyta część danych księgowanego dokumentu.
W tym celu należy zaznaczyć wprowadzoną fakturę na liście a następnie wybrać opcję operacje - księgowanie

3. Księgowanie zakupu

Po wybraniu w poprzednim kroku opcji księgowanie automatycznie zostaje wyświetlone okienko wprowadzania kosztu, na którym część informacji zostaje wypełniona automatycznie jak np. kontrahent, numer dokumentu, temat. Dodatkowo po prawej stronie automatycznie wyświetla się podgląd wczytanej faktury elektronicznej, dzięki czemu w prosty sposób można uzupełnić pozostałe pola w systemie jak np. kwota czy stawka VAT. Kliknięcie w klawisz Zatwierdź kończy proces rejestracji i księgowania otrzymanej elektronicznej faktury kosztowej.