Test niezapłaconych - gdy obroty nie zgadzają się z pozycjami niezapłaconymi

Bardzo ważną sprawą przy prowadzeniu kasy jest uzgodnienie rozrachunków z kontrahentami (rejestry,
odbiorcy, dostawcy) z faktycznie wprowadzonymi zapłatami do kasy oraz wykaz pozycji niezapłaconych.

W programie służą temu testy.

Czemu mogą wystąpić różnice i jak znaleźć

Przyjęto w systemie zasadę, że dokumenty zapłat mają rodzaj zgodny z rodzajem dokumentu, którego zapłata dotyczy. Ponadto każda zapłąta za dokument modyfikuje zapisy w trzech bazach -  możliwe jest więc, że informacje zapisane z nich nie będą spójne.
W celu szybkiego wykrycia błędów program oferuje funkcje testujące - tzw. testy niezapłaconych.

1. Operacje z modułu Księgowość - wprowadzane do rejestrów / wystawiane w systemie poprzez moduł Fakturowanie
   Testy: rejestry VAT - test lub bazy - baza rejestry VAT - test - niezapłacone
2. Dostawa na magazyn w opcji Handel - jako zobowiązania z magazynu.
   Test: bazy - baza zobowiązań - test - niezapłacone
3. Faktury sprzedaży w opcji Handel - jako należności z magazynu.
   Test: bazy - baza należności - test - niezapłacone.

Ważne jest jeszcze przeprowadzenie testu kasa (w każdej z powyższych trzech baz) - powoduje porównanie zapłat wprowadzonych do raportu kasowego lub bankowego z tymi, które „przeszły” do rejestrów. Test ten wyłapuje wszystkie nieprawidłowe zapłaty. W przypadku wystąpienia różnicy często pomaga wykonanie bilansowania.

Testy pokazują niezgodności - tzn. jeżeli z operacji dla kontrahenta wynika, że wszystkie faktury są zapłacone a wydruk niezapłaconych wykazuje, że istnieje faktura niezapłacona, to ten kontrahent na
pewno będzie uwidoczniony po wykonaniu testu.

Każdy kontrahent, który pojawi się po wykonaniu testu wymaga sprawdzenia i skorygowania różnic. Jeżeli test nie będzie zawierał żadnych pozycji oznaczać będzie, ze dane w rejestrach są prawidłowe.
Pomocnym w lokalizacji przyczyny jest test dla kontrahenta - występujący w każdej z opisywanych powyżej trzech baz. Test sprawdza niezapłacone, transakcje i zapłaty dla wybranego kontrahenta i jest pomocny w zlokalizowaniu różnicy wykazanej w poprzednich testach.

Jak "naprawić testy"

W każdym przypadku należy najpierw zlokalizować przyczynę, a jeśli trzeba - również sprawdzić z dokumentami źródłowymi.


Jeżeli na zestawieniu pojawiły się pozycje (kontrahenci) oznacza to, ze test wykazał niezgodność. Przyczyną może być:

1. Brak operacji w rejestrach. Jeżeli zapłata została wprowadzona nie jako dokument związany z
rejestrami i ma typ kp, kw, Bank to konsekwencja tego jest brak operacji w bazach transakcji.
W takim przypadku należy wykonać bilansowanie.

2. Za dużo operacji w rejestrach. Jeżeli w rejestrach występuje więcej zapłat, niż jest wprowadzone
do kasy (np. operacja została skasowana ręcznie w bazach kasy) należy ja skasować w bazach rejestrów transakcji i niezapłaconych.

3. Za dużo pozycji niezapłąconych. Dany dokument został zapłacony, a w widnieje w bazie niezapłaconych, czyli na transakcjach istnieje dokument zapłaty, jak również dana faktura w bazie niezapłaconych.
Należy wykasować fakturę z bazy niezapłaconych.

4. Brak faktury z niezapłaconych. Dany dokument nie został zapłacony, i nie widnieje w bazie niezapłaconych – brakuje dokumentu (tak, jakby został zapłacony).
Należy dopisać do bazy - poprzez poprawę dokuemntu i wprowadzenie kwoty w pole niezapłacone.