Przechowywanie faktur elektronicznych i obowiązkowe dopiski na fakturach

Mimo, że od zmiany przepisów odnośnie fakturowania minęło już trochę czasu wciąż spotykamy się w codziennej pracy z różnymi wątpliwościami odnośnie fakturowania i samego wyglądu faktury. W dzisiejszym poście chcielibyśmy się skupić na dwóch najczęściej się powtarzających.

Przechowywanie faktur

Kończymy prace nad możliwością łatwego wystawiania z systemu Madar7 faktur w formie elektronicznej. Część z naszych klientów już otrzymuje od nas faktury w tej formie. Wciąż jednak pojawiają się wątpliwości odnośnie sposobu przechowywania tychże faktur. Podkreślić należy, iż z obecnie obowiązujących przepisów wynika, iż co do zasady nie ma przeszkód, aby
faktury przesłane w formie elektronicznej drukować i przechowywać w formie papierowej, czy też faktury wystawione w formie papierowej odpowiednio przetworzyć (np. zeskanować)
i przechowywać w formie elektronicznej. Istotne jednak, iż w obu tych przypadkach musi być zachowany warunek zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści
i czytelności od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia. Stąd należy wnioskować, iż faktury, które otrzymujemy elektronicznie musimy je w ten sposób również przechowywać

Zobacz: Elektroniczna faktura kosztowa - jak ewidencjonować

Dopiski na fakturach

Wciąż wiele wątpliwości a czasami nawet emocji budzą wszelkiego rodzaju dopiski na fakturze - szczególnie te, co do których obowiązek umieszczania zniesiono. Typowym przykładem jest nagłówek "Faktura VAT" - w aktualnym stanie prawnym dokument będący fakturą musi mieć naniesione określenie "Faktura". Należy szczególnie podkreślić, iż przepisy nie zabraniają stosowania nagłówka "Faktura VAT" - stosowanie takiego nagłówka spełnia ww. wymóg.


W ostatnim czasie pojawiają się także wątpliwości odnośnie faktur marża. Ustawodawca zastąpił obligatoryjne określenie "Faktura VAT marża" stosowaniem obowiązkowo odpowiedniego dopisku na fakturze "procedura marży – towary używane", "procedura marży – dzieła sztuki" lub "procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki". Należy zwrócić szczególną uwagę na fakt, iż przepisy w żaden sposób nie zabraniają stosowania nagłówków "Faktura VAT marża" czy też "Faktura marża" - ważne jednak by na tym dokumencie znalazł się właściwy dopisek np. "procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki". System Madar spełnia te warunki.

Reasumując należałoby zwrócić uwagę na fakt, że ustawodawca upraszczając (łagodząc) przepisy i zwalniając z obligatoryjnych dopisków z reguły nie zabrania stosowania dotychczasowych a wszystko co w prawie nie jest zabronione - jest dozwolone.