Firmowe e-Deklaracje - czyli PIT, CIT przez internet

"Od początku 2011 r. w systemie e-Deklaracje złożono 3,424 mln wszystkich rodzajów deklaracji podatkowych. Wśród nich 464 tys. to najpopularniejsze formularze PIT." - czytamy na stronie
Ministerstwa Finansów poświęconej w całości systemowi e-Deklaracje (www.e-deklaracje.gov.pl).
"Popularność deklaracji PIT -11 (informacja o dochodach pracowników oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy) wśród pracodawców bardzo szybko rośnie. Tylko w tym roku złożyli oni online prawie 2 mln takich deklaracji."

Wraz ze zbliżającym się terminem rozliczeń pracowniczych i firmowych warto wziąć pod uwagę możliwość generowania, wystawiania i wysyłania deklaracji drogą elektroniczną - szczególnie w firmach zatrudniających kilkaset osób.
Jednym z rozwiązań jest bezpłatny program e-Deklaracje MADAR.

Trochę historii e-deklaracji

Otwarte standardy zielonym światłem dla dostawców programów

Projekt Ministerstwa Finansów zakładający stworzenie i udostępnienie otwartych standardów, pozwalających na wbudowanie do aplikacji księgowych funkcji do przesyłu e-deklaracji oraz odbioru potwierdzeń był na pewno kamieniem milowym w rozwoju usług komunikacji elektronicznej pomiędzy Urzędami Skarbowymi a podatnikami.
To założenie umożliwiło stworzenie modułu, a i programu e-Deklaracje MADAR łączące w sobie wygodę tworzenia deklaracji na podstawie danych z pozostałych modułów i ich wysyłki drogą elektroniczną z tego samego miejsca.

PIT-36, PIT-37 bez podpisu kwalifikowanego

Najpierw nieśmiało - bo tylko PIT-37, a od 1 stycznia 2011 roku bez
podpisu kwalifikowanego oprócz PIT -36, PIT -36L, PIT -37, PIT -38 i PIT -39 można wysyłać
również PIT -16, PIT -16A, PIT -19A i PIT -28. Pojawiła się także możliwość złożenia
drogą elektroniczną bez podpisu kwalifikowanego korekty deklaracji i rozliczenia się
z małżonkiem.

PIT-11, VAT-7, CIT-8 z podpisem kwalifikowanym

O ile jednak przykładowy "Kowalski" może naprawdę w prosty sposób skorzystać z takiej możliwości, o tyle ten sam "Kowalski" prowadzący firmę i chcący w ten sam sposób przekazywać comiesięczne i roczne deklaracje, musi posiadać podpis elektroniczny z kwalifikowanym certyfikatem oraz zgłosić ten zamiar Urzędowi Skarbowemu.
Chcąc więc wysłać na przykład PIT-11, VAT-7, VAT-UE, CIT-8 drogą elektroniczną firmy muszą spełnić określone w przepisach wymogi:

1. Wypełnią zawiadomienie o zamiarze składania deklaracji drogą elektroniczną oraz o osobie upoważnionej do składania i podpisywania deklaracji w formie elektronicznej - czyli złożą w Urzędzie Skarbowym właściwym w sprawach ewidencji podatników i płatników deklarację UPL-1.
   
2. Posiadają podpis elektroniczny z kwalifikowanym certyfikatem.
   

Sposób przesyłania

Zgodnie z założeniami Ministerstwa Finansów, istnieją dwa sposoby przesyłania deklaracji podatkowych drogą elektroniczną:

• za pomocą interaktywnego formularza PDF konkretnej deklaracji podatkowej, który po wypełnieniu i opatrzeniu podpisem elektronicznym
  można wysłać do systemu,
• oraz
• z wykorzystaniem aplikacji dostarczonych przez producentów oprogramowania finansowo-księgowego, dzięki którym można przesyłać deklaracje podatkowe bezpośrednio z systemów finansowo-księgowych podatnika. Takie rozwiązanie jest możliwe dzięki opublikowaniu przez MF otwartego standardu dokumentu podatkowego.
  

UPO - Urzędowe poświadczenie odbioru

Po wysłaniu deklaracji do US można śledzić w serwisie status jaki deklaracja posiada w danym momencie. Status informuje na jakim etapie znajduje się jej przetwarzanie. Ostatecznie każda wysłana deklaracja otrzymuje status albo "odrzucony", albo "zaakceptowany". Deklaracje ze statusem "odrzucony" są traktowane jako niezłożone. Formalnym potwierdzeniem złożenia jest dokument UPO, które jest gwarancją, że e-deklaracja dotarła do urzędu skarbowego. UPO jest wydawane w ciągu jednej doby, w zależności od tego, jakiej firmy podatnik ma e-podpis. W systemie e-Deklaracje określono kilka możliwych komunikatów, które podatnik może otrzymać. W przypadku komunikatów innych niż "200" należy powtórzyć czynność przesłania e-deklaracji, zwracając szczególną uwagę na element, którego dotyczy komunikat.

Aplikacje z wbudowanymi e-Deklaracjami

W myśl przepisów e-Deklaracje można również wysyłać bezpośrednio z poziomu aplikacji dostarczonych przez producentów oprogramowania, o ile posiadają taką możliwość. Ministerstwo Finansów, projektując system e-Deklaracje, zakładało, że firmy będą korzystały właśnie z tej formy przesyłania e-deklaracji, dlatego w rozporządzeniach ministra finansów udostępniono otwarty kod, który służy do stworzenia aplikacji. Innymi słowy, aplikacja, która zostanie dołączona do firmowego oprogramowania, musi być zgodna z kodem określonym w rozporządzeniach. Deklaracje podatkowe są w takim przypadku tworzone w systemie księgowym czy płacowym (importowane, wypełniane), następnie w specjalnym module zamieniane zgodnie z wymogami projektu e-Deklaracje (schemami), podpisywane i przesyłane za pomocą internetu do urzędu skarbowego. Następnie umożliwiają pobranie, wydruk potwierdzenia i przechowywanie Urzędowego Poświadczenia Odbioru UPO.

E-Deklaracje MADAR

E-Deklaracje to program służący do wypełniania i drukowania formularzy podatkowych oraz innych druków, występujących w ramach działalności gospodarczej, a ponadto bezpieczne i proste w obsłudze narzędzie do elektronicznego wysyłania deklaracji podatkowych PIT i VAT bezpośrednio z poziomu programu. Dane podatkowe mogą być pobierane z pozostałych modułów systemu, lub wpisywane ręcznie - co pozwala na zastosowanie programu również jako uzupełnienie używanego programu księgowego czy płacowego.

Co daje program?

Program e-Deklaracje pozwala zaoszczędzić czas potrzebny do standardowego przygotowania formularzy podatkowych oraz deklaracji. W szczególności ułatwia pracę płatnikom VAT. Dzięki aplikacji dostęp on-line do urzędów elektronicznych jest stały i praktycznie nieograniczony przez 24h/dobę, 7 dni w tygodniu. Przynosi ponadto oszczędności finansowe, poprzez wyeliminowanie konieczności drukowania deklaracji dla Urzędów, zakupu kopert i znaczków oraz dokonywania opłat za przesłanie deklaracji drogą tradycyjną.

Jak działa

Proces składania deklaracji elektronicznych przebiega w pełni automatycznie:

1. Deklaracje mogą być przygotowane przez pracowników odpowiednich działów: księgowego, finansowego, kadrowego - w taki sam sposób jak tradycyjne
   deklaracje, a dzięki powiązaniu z innymi modułami programu - ogranicza się możliwość powstawania błędów podczas wypełniania dokumentów urzędowych.
   
2. Podpisywanie i wysyłka do urzędu może być wykonywana przez osobę uprawnioną, posiadającą podpis kwalifikowany.
   
3. Generowanie deklaracji w postaci pliku xml odbywa się wewnątrz aplikacji, jest elementem modułu e-deklaracje.
   
4. Potwierdzenie złożenia deklaracji jest przesyłane natychmiast po wysłaniu deklaracji.
   
5. Wszystkie deklaracje oraz e-deklaracje zapisywane i przechowywane są w programie. Ponadto w przypadku e-deklaracji przechowywane są
   odpowiednie identyfikatory, wraz z Urzędowym Potwierdzeniem Odbioru.
   
6. Wprowadzenie znaczników ułatwia także monitorowanie stanu realizacji sporządzonych deklaracji.
   
7. System szyfrowania danych oraz kontroli dostępu i różne poziomy uprawnień dostępu do deklaracji zapewniają wysoki poziom bezpieczeństwa
   dokumentów przesyłanych za pośrednictwem aplikacji.
   

Pracę z aplikacją można rozpocząć od momentu zainstalowania - nie wymaga wdrożenia.

Jak wystawić pierwszą deklarację VAT-7

Przeczytaj kurs Jak wystawić e-deklarację w Madar