Dostęp do KSEF dla osoby prawnej, ZAW-FA i co dalej?

W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, które są podatnikami VAT, system KSeF automatycznie przypisuje im tzw. uprawnienia właścicielskie. To oznacza, że taka osoba nie musi nic zgłaszać ani o nic wnioskować, aby korzystać z KSeF jako właściciel. Osoba fizyczna (podatnik) posiadający NIP ma dostęp do KSeF automatycznie.

Problem pojawia się w przypadku osób prawnych jak sp. z o.o. - w jaki sposób wówczas zalogować się do KSEF? Jeśli firma (np. spółka) posiada kwalifikowaną pieczęć z NIP (nie mylić z kwalifikowanym podpisem elektronicznym), może korzystać z KSeF na podstawie domyślnych uprawnień właścicielskich — bez zgłoszeń w US. Gdy pieczęci nie posiada, firma składa zgłosznie ZAW-FA, wskazując osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF. Ta osoba może potem nadawać kolejne uprawnienia już elektronicznie w KSeF.

Zgodnie z informacjami publikowanymi przez Ministerstwo - uprawnienia działają po wprowadzeniu do systemu:

• przy zgłoszeniu elektronicznym — zwykle od razu po przetworzeniu,
• przy zgłoszeniu przez ZAW-FA — urząd skarbowy najpierw zweryfikuje dokument i wprowadzi uprawnienia, a zgłaszający dostanie e-mail z potwierdzeniem.

Na zgłoszeniu ZAW-FA wskazuje się osobę fizyczną, która będzie miała dostęp do KSEF w imieniu osoby prawnej (spółki). Ta osoba fizyczna może się następnie zalogować do systemu KSEF w imieniu spółki np. poprzez swój profil zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny. Po zalogowaniu, ta osoba, już w module uprawnień systemu KSEF tworzy uprawnienia dla innych osób w spółce, które mają  mieć dostęp do KSEF.

UWAGA! Po pierwszym zalogowaniu do KSEF do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 osoba zgłoszona na ZAW-FA zobaczy w menu wyłącznie pozycje związane z uprawnieniami. Aby mieć dostęp do faktur musi sama sobie nadać  do nich uprawnienie i dopiero po nadaniu takich uprawnień i ponownym zalogowaniu się zobaczy w menu opcję Faktury.

Tematy powiązane
Jak "dostać się" do wersji przedprodukcyjnej KSEF