Zbieranie danych osobowych przez pracodawcę

Pracodawca w procesie rekrutacji, zatrudniania i stosunku pracy pozyskuje i przetwarza szereg danych identyfikujących pracownika. W świetle szumu wokół RODO pojawiają się wątpliwości, które dane można od pracownika pozyskiwać, a których pozyskiwać nie należy.

Ze względu na prawo do pozyskania i przetwarzania danych osobowych pracownika można wprowadzić następujący podział:
a) dane, których pracodawca może żądać od pracownika,
b) dane, które pracodawca może pozyskać i przetwarzać za zgodą pracownika,
c) dane, których nie wolno mu pozyskiwać i przetwarzać.

Dane, których pracodawca może żądać od pracownika

Pracodawca ma prawo żądać od pracownika określonego katalogu danych osobowych. Katalog danych osobowych, których pracodawca może żądać od pracownika, a pracownik nie może odmówić ich podania, jest katalogiem zamkniętym, określonym w Kodeksie Pracy w art. 22¹ § i są to imię (imiona), nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania, adres do korespondencji, wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Pracodawca może żądać również podania numeru PESEL czy innych danych osobowych pracownika a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Od 1 stycznia 2019 roku będzie mógł także żądać numeru rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż wymienione wyżej, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów. W zakresie pozyskiwania pozostałych danych osobowych (poza wyżej wymienionymi), stosuje się przepisy o ochronie danych osobowych.

Dane, które pracodawca może pozyskać i przetwarzać za zgodą pracownika.

Pracodawca może zbierać i przetwarzać dane inne, niż określone w Kodeksie Pracy w art. 22¹ pod warunkiem, iż przepisy o ochronie danych osobowych, zbierania określonych danych nie zabraniają. Pracodawca powinien jednak posiadać zgodę pracownika na przetwarzanie określonych informacji. Dotyczy to przykładowo wizerunku (zdjęcia) wykorzystywanego na stronie internetowej czy też rozmiaru odzieży potrzebnego przy zamawianiu odzieży roboczej czy uniformów.

Dane, których nie wolno pracodawcy pozyskiwać i przetwarzać

Do danych, których pozyskiwać i przetwarzać pracodawcy nie wolno należą w szczególności tzw. dane wrażliwe, które wyszczególnione są w przepisach o ochronie danych osobowych w art. 27. Zgodnie z przepisami "zabrania się przetwarzania danych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową, jak również danych o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym oraz danych dotyczących skazań, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych, a także innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym."