Ekoprzyjazne biuro - korzyści dla firmy, korzyści dla środowiska

"Bycie ekologicznym jest drogie!" - to powszechna, obiegowa opinia, która w zdecydowanej większości wypadków nie jest prawdziwa.
Tymczasem zastosowanie odpowiednich rozwiązań informatycznych "odchudzi" Twoje biuro ze zbędnych kosztów czy urządzeń i pozwoli uzyskać dodatkową powierzchnię. A co najważniejsze stanie się bardziej przyjazne dla środowiska.

Bycie EKO to prestiż

Dzisiejsze przedsiębiorstwa, a szczególnie duże korporacje, nie mogą pozwolić sobie na to, by nie
prowadzić działań proekologicznych lub przynajmniej kreować takiego wizerunku. Stąd m.in. taki wysyp certyfikatów zarządzania środowiskowego ISO 14001 przyznawanych kolejnym firmom. Na popularności zyskuje też certyfikat Zielone Biuro wydawany przez fundację Partnerstwo Dla Środowiska.

Nawet organizacje (np. elektrownie, rafinerie), które z racji specyfiki prowadzonej przez siebie działalności są uciążliwe dla środowiska podejmują działania proekologiczne, do czego z jednej strony obliguje je prawo a z drugiej konieczne jest to z punktu widzenia Public Relations.

Większość firm na rynku to jednak nie korporacje tylko mikro, małe i średnie przedsiębiorczości, które mogą mieć wątpliwości czy ich działania na rzecz środowiska zostaną zauważone przez otoczenie i przełożą się na ich prestiż. Z dużą dozą prawdopodobieństwa można stwierdzić, że stosując takie działania zyska na tym wizerunek firmy. Pewne działania, o czym było już wyżej, przełożą się na obniżenie kosztów - inne na postrzeganie przez otoczenie.

Postrzeganie firmy jako ekologicznej może się przejawiać w oczach klientów, kontrahentów, pracowników w różnych aspektach. Dla jednych będzie to widoczne w dbałości o zielone otoczenie siedziby firmy, dla innych będzie to widoczne w zamianie dokumentacji papierowej na elektroniczną. Działania ekologiczne sprawiają, że dana firma identyfikowana jest jako ta, która nie tylko zarabia pieniądze, ale daje też coś od siebie.

Popularne zasady proekologiczne, które minimalizują koszty biurowe Wśród najpopularniejszych zasad, które sprawią, że biuro będzie bardziej przyjazne środowisku a jednocześnie zminimalizują koszty są: oszczędzanie energii elektrycznej - poprzez wyłączanie urządzeń biurowych gdy nie są używane (komputer, monitor, drukarka), gaszenie światła w biurze w jasny słoneczny, dzień, zastosowanie energooszczędnych źródeł światła itp., segregacja śmieci - obecnie koszty wywozu śmieci naliczane przez gminy są tańsze w przypadku śmieci posegregowanych, oszczędzanie materiałów biurowych i eksploatacyjnych - poprzez dwustronny zadruk papieru, drukowanie w obniżonej jakości, rezygnacja z druku gdy to możliwe, oszczędzanie wody - poprzez zamianę kranów, izolację rur, stosowanie zmywarek.

Jak informatyka może uczynić Twoje biuro przyjaznym środowisku

Madar jest firmą tworzącą oprogramowanie, więc z racji naszej działalności, także spotykamy się z problemem ekologii. Wiele osób zupełnie nie zdaje sobie sprawy w jaki sposób informatyzacja potrafi wpłynąć na poprawę funkcjonowania firmy, także z punktu widzenia działań proekologicznych i zmniejszenia kosztów z nimi związanych. Poniżej przedstawiamy mniej i bardziej popularne rozwiązania ekologiczne, których stosowanie wpływa pozytywnie na środowisko i niejednokrotnie redukuje koszty.

Komunikacja elektroniczna - poczta e-mail, komunikatory, videokonferencje...

Zastosowanie komunikacji elektronicznej w przedsiębiorstwie niezależnie czy jest to poczta e-mail, Gadu Gadu, Facebook czy Skype pozwala na wyeliminowanie komunikacji w formie papierowej, a co za tym idzie także zmniejszenie kosztów materiałów biurowych. Niejednokrotnie kontakt elektroniczny zastępuje kontakt osobisty dzięki czemu kontrahent nie musi wsiadać w samochód by omówić szczegóły transakcji, przez co jego samochód nie wyemituje szkodliwych substancji do środowiska. Nie do przecenienia jest tutaj dodatkowo oszczędność czasu i pieniędzy.

Elektroniczny obieg dokumentów

Upowszechnianie dokumentów elektronicznych, które wypierają tradycyjne (papierowe) ich formy, to nie tylko oszczędność pieniędzy (papier, druk, poczta), czasu (drukowanie, pakowanie do kopert, adresowanie, oddanie do agencji pocztowej) czy miejsca (składowanie dokumentów) to także znaczne odciążenie środowiska. Redukcja dokumentacji papierowej na rzecz elektronicznej to mniej wyciętych drzew, mniej spalonego paliwa by je rozdystrybuować, mniejsza emisja związana z ich recyklingiem.
Małe zmiany w zakresie obsługi sekretaryjno - dokumentacyjnej, które zwiększą proekologiczne działania firmy a jednocześnie zredukują koszty i czas obsługi to:

• faktury elektroniczne - wysyłanie faktur elektronicznych zamiast papierowych, a także akceptacja ich otrzymywania od dostawców pozwoli rocznie zaoszczędzić wiele kilogramów papieru i miejsca przeznaczonego na ich magazynowanie, a także zmniejszy ilość zużywanych tonerów
• prowadzenie elektronicznego dziennika korespondencji,
• CRM,
• zbieranie zamówień w formie elektronicznej,
• prowadzenie elektronicznej książki adresowej.

Elektroniczny sekretariat! Obsługa poczty przychodzącej i wychodzącej, elektroniczny obieg dokumentów!
Sprawdź program Kancelaria Madar 4.0!

Rozwiązania w Chmurze

Korzystanie z oprogramowania w Chmurze czyli takiego, które zainstalowane jest na serwerze zdalnym a użytkownik ma dostęp do danych przez przeglądarkę internetową, również przekłada się na wzrost ekologiczności firmy. Dzięki temu, że programy, z których korzysta przedsiębiorstwo, zostają przenoszone do Chmury (czyli na zdalny serwer) można uniknąć utrzymywania drogiej infrastruktury informatycznej. Jest to znacząca oszczędność energii elektrycznej, która musiałaby 24h na dobę być zużywana przez komputer pełniący rolę serwera nie wspominając już o urządzeniach towarzyszących jak np. UPS.
Dostęp do systemu w Chmurze pozwala również często zaoszczędzić paliwo i związaną z nim emisję - pracownik nie musi przyjeżdżać do biura aby móc sprawdzić bądź wprowadzić wymagane dane. Może on to zrobić z dowolnego miejsca z wykorzystaniem urządzenia mobilnego czy też korzystając z prywatnego komputera z domu.

Księgowość, handel, kadry, płace, sekretariat... i wszystko w jednej Chmurze!
Sprawdź usługę "Madar7 w Chmurze"!

Korzyści dla Twojego biura

Można wyróżnić szereg działań, których stosowanie spowoduje, iż nasze biuro stanie się nie tylko "czystsze ekologicznie" ale nawet pozwoli zredukować koszty jego prowadzenia. Są to przy tym działania, które nie wymagają biurowych rewolucji a co najwyżej pozwolą unormować pewne zachowania.

Zastosowanie systemu w Chmurze wyeliminuje konieczność utrzymywania serwera i towarzyszących mu urządzeń i okablowania a przy tym zaoszczędzi prąd. Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów, w tym faktur elektronicznych, pozwoli na wyeliminowanie z biura "zwałów" papierowych dokumentów, zmniejszy konieczność utrzymywania dużych zapasów materiałów biurowych i eksploatacyjnych, a przy tym diametralnie zmniejszy zużycie papieru czy tonerów. W tak "oczyszczonym" biurze znajdzie się więcej miejsca, które będzie można wykorzystać np. na... doniczkowy kwiatek, który będzie zwieńczeniem działań proekologicznych firmy.