Jak wysłać wystawioną fakturę do KSEF?

Wysyłanie wystawionych w Madarze faktur do KSEF opiera się, na ten moment, o wprowadzony w konfiguracji token (więcej - Integracja KSEF z Madarem - gdzie wprowadzić token ).

Wystawiane w Madarze faktury sprzedaży trafiają do modułu Faktury elektroniczne skąd następnie wykonuje się ich wysyłkę - aby faktury automatycznie zapisywały się w module Faktury elektroniczne musi być w Konfiguracji zaznaczony przełącznik [V]faktury do KSEF (więcej - Konfiguracja faktur elektronicznych pod kątem KSEF).

Jeśli użytkownik ma wprowadzony w Konfiguracji token i zaznaczony przełącznik [V]faktury do KSEF to wówczas może przeprowadzić cały proces od wystawienia faktury po jej wysyłkę do KSEF.

Wystawienie faktury

Fakturę, która ma być wysłana do KSEF wystawia się tak samo jak wszystkie inne wystawiane dotychczas faktury (w samym procesie wystawiania dokumentu sprzedaży nic się nie zmieniło). Faktury wystawiane zarówno z modułu Księgowość jak i Handel. 

Wysyłka faktury

Wystawiona faktura z uzupełnioną konfiguracją automatycznie zapisuje się w module Sekretariat - Faktury elektroniczne. 

W module Faktury elektroniczne, przed wysyłką należy kliknąć KSEF - demo:pozyskanie refreshToken  - jest to taki specjalny tygodniowy token, potrzebny do wysyłki faktury (generowany jest z tokena wprowadzonego w konfiguracji). Na ten moment należy pozyskiwać refreshToken raz w tygodniu (w przyszłości będzie działo się to automatycznie).

Po pozyskaniu refreshTokena możemy przystąpić do wysyłki faktury do KSEF - w tym celu zaznaczamy wybraną fakturę, którą chcemy wysłać do wersji przedprodukcyjnej KSEF i klikamy KSEF - demo: wyślij fakturę.

Prawidłowo wysłana faktura powinna być widoczna w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.

Dostęp do KSEF dla osoby prawnej, ZAW-FA i co dalej?

W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, które są podatnikami VAT, system KSeF automatycznie przypisuje im tzw. uprawnienia właścicielskie. To oznacza, że taka osoba nie musi nic zgłaszać ani o nic wnioskować, aby korzystać z KSeF jako właściciel. Osoba fizyczna (podatnik) posiadający NIP ma dostęp do KSeF automatycznie.

Problem pojawia się w przypadku osób prawnych jak sp. z o.o. - w jaki sposób wówczas zalogować się do KSEF? Jeśli firma (np. spółka) posiada kwalifikowaną pieczęć z NIP (nie mylić z kwalifikowanym podpisem elektronicznym), może korzystać z KSeF na podstawie domyślnych uprawnień właścicielskich — bez zgłoszeń w US. Gdy pieczęci nie posiada, firma składa zgłosznie ZAW-FA, wskazując osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF. Ta osoba może potem nadawać kolejne uprawnienia już elektronicznie w KSeF.

Zgodnie z informacjami publikowanymi przez Ministerstwo - uprawnienia działają po wprowadzeniu do systemu:

• przy zgłoszeniu elektronicznym — zwykle od razu po przetworzeniu,
• przy zgłoszeniu przez ZAW-FA — urząd skarbowy najpierw zweryfikuje dokument i wprowadzi uprawnienia, a zgłaszający dostanie e-mail z potwierdzeniem.

Na zgłoszeniu ZAW-FA wskazuje się osobę fizyczną, która będzie miała dostęp do KSEF w imieniu osoby prawnej (spółki). Ta osoba fizyczna może się następnie zalogować do systemu KSEF w imieniu spółki np. poprzez swój profil zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny. Po zalogowaniu, ta osoba, już w module uprawnień systemu KSEF tworzy uprawnienia dla innych osób w spółce, które mają  mieć dostęp do KSEF.

UWAGA! Po pierwszym zalogowaniu do KSEF do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 osoba zgłoszona na ZAW-FA zobaczy w menu wyłącznie pozycje związane z uprawnieniami. Aby mieć dostęp do faktur musi sama sobie nadać  do nich uprawnienie i dopiero po nadaniu takich uprawnień i ponownym zalogowaniu się zobaczy w menu opcję Faktury.

Tematy powiązane
Jak "dostać się" do wersji przedprodukcyjnej KSEF

Integracja KSEF z Madarem - gdzie wprowadzić token

 W aktualnych wersjach programów Madar można już testować integrację Madara z KSEF. Możliwe jest zarówno wykonanie testów integracyjnych w wersji TESTOWEJ jak i PRZEDPRODUKCYJNEJ (DEMO).

Na ten moment komunikacja pomiędzy Madar a KSEF odbywa się wyłącznie za pomocą tokenów. Token należy wygenerować w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 - o tym jak dostać się zarówno do wersji testowej jak i przedprodukcyjnej pisaliśmy w poście Jak "dostać się" do wersji przedprodukcyjnej KSEF

Jak wygenerować token w KSEF

Po zalogowaniu się do odpowiedniej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 (testowej lub przedprodukcyjnej) należy utworzyć token. W menu wybieramy Tokeny - Generuj token, następnie podajemy nazwę tokena i wybieramy odpowiednie uprawnienia - całość kończymy klawiszem Generuj token.

Na kolejnym ekranie należy kliknąć odśwież - zostanie wyświetlony wygenerowany token, który należy skopiować - służy do tego opcja Kopiuj

Gdzie wkleić token KSEF w programie Madar

Skopiowany token należy wkleić w programie Madar w opcji Administracja - konfiguracja zakładka Deklaracje. U dołu znajdują się dwa pola:

• KSEFToken TEST - w tym polu należy wkleić token wygenerowany w wersji TESTOWEJ,
• KSEFToken DEMO - w tym polu należy wkleić token wygenerowany w wersji PRZEDPRODUKCYJNEJ (DEMO).

Wprowadzenie tokena należy zakończyć klawiszem zapisz a następnie się przelogować.

Tematy powiązane

Jak "dostać się" do wersji przedprodukcyjnej KSEF

Konfiguracja faktur elektronicznych pod kątem KSEF

KSeF - postępy w pracach

Jak "dostać się" do wersji przedprodukcyjnej KSEF

Jakiś czas temu Ministerstwo Finansów udostępniło dwa bezpłatne narzędzia, które pomogą oswoić się z KSEF:

• Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 - wersja testowa
• Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 - wersja przedprodukcyjna (Demo)

Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 to oferowane przez resort finansów bezpłatne oprogramowanie do wystawiania i otrzymywania faktur zgodnych z systemem KSeF 2.0.

Wersja testowa tego oprogramowania pozwala na zalogowanie się do programu bez realnych danych uwierzytelniających - należy wprowadzać tam FIKCYJNE DANE ponieważ są one widoczne dla wszystkich! Wersja tesowa

Wersja przedprodukcyjna daje możliwość wystawiania i otrzymywania faktur w warunkach zbliżonych do tych, które będą dostępne od 1 lutego 2026 r. Do środowiska przedprodukcyjnego można zalogować się za pomocą prawdziwych danych uwierzytelniających. Wystawianie faktur na środowisku przedprodukcyjnym nie niesie ze sobą skutków podatkowych. Wersja przedprodukcyjna

Jak zalogować się do wersji przedprodukcyjnej (demo) KSEF

Aby zalogować się do wersji przedprodukcyjnej KSEF należy wejść na stronę https://web2tr-ksef.mf.gov.pl/web/ - wyświetlony zostanie panel logowania.

Na wyświetlonym ekranie klikamy Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur. W następnym kroku wybieramy sposób logowania.

Najpopularniejszymi metodami logowania będą:

• profil zaufany
• kwalifikowany podpis elektroniczny
• kwalifikowana pieczęć elektroniczna - jest to nowe rozwiązanie zbliżone do kwalifikowanego podpisu elektronicznego przy czym podpis elektroniczny identyfikuje osobę natomiast pieczęć elektroniczna identyfikuje firmę, czyli w przypadku pieczęci potwierdzamy dokument jako firma (w przypadku podpisu potwierdzamy dokument jako osoba np.  uprawniona do reprezentacji). Ceny pieczęci elektronicznych są wielokrotnie droższe, niż podpisów elektronicznych i kosztują średnio 1400 netto na rok!

Po wyborze sposobu logowania - czy to profilem zaufanym czy certyfikatem kwalifikowanym musimy podać kontekst logowania czyli w praktyce NIP firmy, do której chcemy się zalogować.

Zależnie od wybranej metody logowania - profil zaufany czy certyfikat kwalifikowany - kolejne kroki wyglądają nieco odmiennie.

Logowanie profilem zaufanym

Wyświetlony zostaje ekran, na którym jesteśmy proszeni o podpisanie dokumentu żądania do uwierzytelnienia do systemu KSeF.

Po kliknięciu w klawisz Podpisz zostaniemy przekierowani do wyboru metody podpisu Profilem Zaufanym i dalej postępujemy analogicznie jak przy każdej, innej weryfikacji Profilem Zaufanym.

Logowanie certyfikatem kwalifikowanym (podpis, pieczęć)

Wyświetlony zostaje ekran, na którym jesteśmy proszeni o potwierdzenie, że nasz certyfikat zawiera PESEL lub NIP.

Po kliknięciu dalej zostaje wyświetlony ekran, na którym należy kliknąć klawisz Pobierz żądanie autoryzacyjne.

Po kliknięciu w Pobierz żądanie autoryzacyjne pobierze się w przeglądarce plik o nazwie authv2_RRRRMMDDXXXXX.xml - jeśli nie pobierze się samodzielnie można również kliknąć w klawisz Pobierz żądanie autoryzacyjne.

Tak pobrany plik należy następnie podpisać kwalifikowanym certyfikatem elektronicznym w zewnętrznym oprogramowaniu do podpisywania dokumentów. Podpisany plik należy następnie wgrać poprzez kliknięcie w klawisz Dodaj plik.

Po wgraniu pliku - jeśli jest on poprawny i poprawnie podpisany powinniśmy zobaczyć jego nazwę na ekranie bez błędów - wówczas klikamy klawisz Dalej co spowoduje zalogowanie do aplikacji KSEF. 

Pulpit roboczy po zalogowaniu do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0

Po poprawnym zalogowaniu powinniśmy zobaczyć poniższy pulpit roboczy.

W kolejnych postach opiszemy m.in. co zrobić jeśli w menu nie ma opcji Faktury, jak wygenerować token i wprowadzić go do programów Madar. Zachęcamy do śledzenia naszego bloga.

Nowe struktury JPK - EWP(4) i PKPIR(3), nowe pola w ewidencji ryczałtowej i KPR

 Do programów Madar zostały zaimplementowane nowe struktury JPK:

• JPK_EWP(4) - czyli jednolity plik kontrolny z ewidencją przychodów
• JPK_PKPIR(3) - czyli jednolity plik kontrolny z podatkową księgą przychodów i rozchodów.

Nowe struktury będą obowiązywały od 01.01.2026 r. 

Struktura JPK_EWP jest odzwierciedleniem prowadzonej przez określone podmioty, opodatkowane w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych – ewidencji przychodów.

Struktura JPK_PKPIR jest odzwierciedleniem prowadzonej przez określone podmioty - podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Wskazane wyżej podmioty będą zobowiązane przesyłać plik XML zgodny z nową strukturą JPK właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego, po raz pierwszy za rok podatkowy rozpoczynający się po dniu:

• 31 grudnia 2025 r. - w przypadku podmiotów, które są obowiązane przesyłać ewidencję, tj. podmiotów zobowiązanych przesyłać miesięczne pliki JPK_V7M,
• 31 grudnia 2026 r. - w przypadku podmiotów innych niż określone w poprzednim punkcie, w tym podmiotów zobowiązanych przesyłać kwartalne pliki JPK_V7K.

Pierwszy raz przedsiębiorcy wyślą te pliki w 2027 roku. Będą to dane za cały rok 2026.

Nowe pola w Madarze w ewidencji ryczałtowej i KPR

W programach Madar pojawiły się nowe pola w modułach ewidencja ryczałtowa i KPR. Mimo, że pierwszy raz pliki JPK w nowych strukturach będą składane w 2027 roku to będą one zawierały zapisy za cały rok 2026 stąd muszą być one prowadzone z uwzględnieniem nowych pól, z których dane będą przesyłane do Urzędu Skarbowego.

Ewidencja ryczałtowa

W ewidencji ryczałtowej pojawiło się pole kontrahent, które jest obligatoryjne dla przychodów osiąganych od 01.01.2026 r. Faktury sprzedaży wystawiane w Madarze zapisywać się będą w ewidencji przychodu, z wybranym kontrahentem.

 Księga Przychodów i Rozchodów

W KPR pojawiło się pole data spisu, które dotyczy wykonanego remanentu.

Tematy powiązane

Jak czytać rachunek wyników z KPiR i Ryczałtu?

Najem prywatny w ewidencji ryczałtowej

Konfiguracja faktur elektronicznych pod kątem KSEF

W ostatnim poście odnośnie KSEF ujawniliśmy, iż wszystkie faktury z KSEF będą przechodziły przez moduł faktur elektronicznych (pisaliśmy o tym w poście KSeF - postępy w pracach).

Dziś chcemy przybliżyć jak skonfigurować program aby faktury wystawiane w Madarze trafiały automatem do modułu faktury elektroniczne.

W opcji Administracja - konfiguracja - fakturowanie należy zaznaczyć [V]faktury do KSEF. Po zapisie danych w konfiguracji należy się przelogować.

Można również zaznaczyć przełącznik [V]faktury elektroniczne (jak dotychczas) wówczas faktury przy wystawieniu będą zapisywane w module faktur elektronicznych również z załącznikiem faktury w pliku PDF.

Kolejne informacje odnośnie integracji z KSEF przedstawimy w najbliższym czasie.

KSeF - postępy w pracach

 W dzisiejszym poście uchylamy rąbka tajemnicy odnośnie implementacji KSeF do systemu Madar7 w chmurze. 

Cała obsługa KSeF w Madarze będzie odbywała się przez moduł Faktury elektroniczne, który stanie się "sercem" całego systemu obsługi faktur ustrukturyzowanych. 

Wszystkie wystawiane w Madarze faktury sprzedażowe będą zapisywały się automatycznie w module faktur elektronicznych (tak jak ma to miejsce teraz - Ciekawostka! Wszyscy nasi klienci, od wielu lat, pobierają faktury elektroniczne dokładnie z tego miejsca!). Konfiguracja faktur elektronicznych pod kątem KSEF

Analogicznie wszystkie faktury zakupowe będą w pierwszej kolejności również pobierane do modułu faktur elektronicznych. 

Aktualnie moduł Faktury elektroniczne znajduje się w opcji Sekretariat - faktury elektroniczne.

W tym miejscu umieszczono w górnym menu sekcję KSEF gdzie znajdują się testowe opcje:

• wyślij fakturę
• lista faktur wysłanych
• lista faktur oderanych

W górnym menu znajduje się także sekcja podgląd gdzie można podejrzeć wystawioną fakturę w PDF (dotychczasowy wydruk faktury), KSEF (wizualizacja pliku xml) czy też download KSEF XML (gdzie można pobrać plik xml z fakturą).

Jak już wspomniano faktury elektroniczne będą "sercem" obsługi faktur KSEF - będą one zintegrowane (powiązane) m.in. z takimi obszarami jak fakturowanie, rejestry VAT, kancelaria, sekretariat i inne.

Tematy powiązane

KSeF - pierwsze informacje

Czy przetwarzanie faktur przez AI będzie miało sens w obliczu nadchodzącego KSeF?